Większość rodziców musi skontaktować się z nauczycielem swojego dziecka przynajmniej raz w roku szkolnym z różnych powodów, od prośby o urlop z powodu choroby, a nawet omówienia problemów dziecka. Większość nauczycieli korzysta z poczty elektronicznej, co ułatwia i przyspiesza proces korespondencji, ale można też pisać listy lub notatki. Za pomocą odpowiedniego listu lub e-maila możesz nawiązać otwartą i silną komunikację z nauczycielem Twojego dziecka.
Krok
Metoda 1 z 2: Wysyłanie wiadomości e-mail
Krok 1. Dowiedz się, kiedy wysłać e-mail
Istnieje kilka powodów, dla których możesz chcieć skontaktować się z nauczycielem swojego dziecka, od wprowadzenia po omówienie poważniejszych spraw. Oto kilka typowych powodów, aby skontaktować się z nauczycielem Twojego dziecka:
- Przedstaw się, gdy się przeprowadzasz lub gdy Twoje dziecko zaczyna uczyć się w nowej szkole.
- Omów problem.
- Zapytaj o pracę lub postępy dziecka.
- Poproś o spotkanie.
- Poinformuj nauczyciela o szczególnym problemie, takim jak specjalne potrzeby dziecka lub problemy rodzinne.
- Poproś o pozwolenie, gdy dziecko jest nieobecne z powodu choroby lub innych potrzeb.
Krok 2. Zbierz informacje potrzebne do napisania kompletnego i profesjonalnego e-maila do nauczyciela
Kompletne informacje usprawnią komunikację i pokażą, że szanujesz nauczyciela i poważnie traktujesz omawiane kwestie.
- Zapytaj dziecko o nazwisko nauczyciela lub poszukaj nazwiska nauczyciela na stronie internetowej szkoły.
- Przygotuj kopie niezbędnych dokumentów, takich jak diagnoza lekarska i dokumenty umieszczenia dziecka, jeśli Twoje dziecko ma specjalne potrzeby.
Krok 3. Utwórz pierwszą wersję roboczą wiadomości e-mail, korzystając z zebranych informacji
Szkice pozwalają w pełni opisać problem. Gdy skończysz, przeczytaj ponownie wersję roboczą, a następnie edytuj ją w razie potrzeby.
- Unikaj wpisywania swojego adresu e-mail w polu „Do”, aby przypadkowo nie wysłać wersji roboczej e-maila.
- Staraj się, aby szkic był jak najkrótszy i zwięzły.
- Pisz e-maile w osobistym, uprzejmym i profesjonalnym tonie.
- Przedstaw się. Podaj imię dziecka i wyjaśnij, dlaczego napisałeś e-mail. Na przykład: „Droga Pani Jasmin, mam na imię Ros i jestem rodzicem Upina i Ipina. Piszę ten list, ponieważ zdaję sobie sprawę, że Upin ma trudności z nauką matematyki”.
- Niech rdzeń e-maila powinien mieć długość 1-3 akapitów, podając problem, który chcesz rozwiązać. Możesz również zapytać o sposoby konstruktywnego wspierania dziecka.
- Zamknij wiadomość e-mail, dziękując i dołącz swoje dane kontaktowe, aby uzyskać dalsze konsultacje. Na przykład „Dziękuję za uwagę. Nauczyciel może skontaktować się ze mną przez e-mail lub +628123456789. Mam nadzieję, że problem Upin zostanie wkrótce rozwiązany z Twoją pomocą”.
Krok 4. Napisz e-mail z pozytywną nutą
Pisząc wersję roboczą, utrzymuj ton wiadomości e-mail tak pozytywny, jak to tylko możliwe. Możesz szybko się irytować, gdy masz do czynienia z problemami swojego dziecka, ale utrzymywanie pozytywnego i proaktywnego tonu w e-mailach może otworzyć otwarty i produktywny dialog z nauczycielem Twojego dziecka.
- Unikaj używania oskarżycielskiego języka w stosunku do nauczyciela dziecka.
- Używaj słów takich jak „zdobądź to”, „współpracuj” i „rozmawiaj”.
- Używaj przymiotników, takich jak „pozytywny” i „proaktywny”.
- Połącz słowa w zdania takie jak „Według Upina ma trudności z nauką matematyki. Chcemy wiedzieć, jak to zmienić i jak możemy pomóc nauczycielowi poprawić umiejętności Upina”.
Krok 5. Bądź szczery podczas pisania e-maili
Dzieci są uczciwymi stworzeniami, a kłamstwa w twoim liście mogą wyjść z języka twojego dziecka. Napisz e-mail tak szczerze, jak to możliwe, ale zachowaj profesjonalny ton.
Przejdź od razu do sedna sprawy. Na przykład: „Muszę pracować w muzeum i chcę zabrać syna na naukę. Czy jest jakaś praca domowa, którą musi odrobić przed powrotem do szkoły w piątek?”
Krok 6. Ponownie przeczytaj i edytuj swój e-mail
Po napisaniu wstępnej wersji e-maila zastanów się nad treścią i tonem e-maila, a następnie edytuj e-mail, jeśli to konieczne. Edytowanie wiadomości e-mail umożliwia dodawanie lub usuwanie treści wiadomości e-mail, a także znajdowanie błędów ortograficznych, interpunkcyjnych i gramatycznych.
- Upewnij się, że poprawiony e-mail zawiera uczciwe i proaktywne powitanie, treść listu i zakończenie.
- Przeczytaj list na głos, aby znaleźć błędy lub frazy, które mogą brzmieć obwiniająco.
- Rozważ skorzystanie z pomocy partnera, przyjaciela lub eksperta ds. edukacji, aby przeczytać Twój list. Osoba, o którą prosisz, może być w stanie zasugerować, aby Twój list był mocniejszy lub bardziej profesjonalny.
Krok 7. Po zredagowaniu wersji roboczej napisz przyjazną i profesjonalną wiadomość na zakończenie i pozdrowienie, aby nauczyciel Twojego dziecka był bardziej otwarty na list
Komunikaty końcowe i przyjazne pozdrowienia również torują drogę do konstruktywnej odpowiedzi.
- Napisz pozdrowienia z pseudonimem nauczyciela Twojego dziecka. Na przykład „jasmin ma'am”, po którym następuje przecinek.
- Unikaj używania imienia nauczyciela, chyba że nauczyciel już się spotkał i zaproponuje, że zadzwoni do niego po imieniu.
- Zakończ tekstem „Pozdrowienia”, po którym następuje przecinek. Możesz również napisać „Mamy nadzieję, że ten list przyciągnie twoją uwagę, dziękuję pani”, aby oczekiwać odpowiedzi od nauczyciela twojego dziecka.
- Podaj swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe.
Krok 8. Dołącz odpowiednią dokumentację, w zależności od adresu e-mail, w celu odniesienia do nauczyciela Twojego dziecka
Referencje pomogą nauczycielowi Twojego dziecka zrozumieć Twój problem.
Przygotuj plik referencyjny w łatwym do otwarcia formacie
Krok 9. Zapisz adres e-mail nauczyciela, na który chcesz wysłać e-mail
Sprawdź witrynę szkoły swojego dziecka, aby upewnić się, że adres e-mail jest poprawny.
- Wyślij e-mail do innych zainteresowanych stron, takich jak małżonkowie lub inni upoważnieni nauczyciele.
- Zastanów się nad włączeniem się do BCC, aby upewnić się, że e-mail zostanie dostarczony.
Krok 10. Edytuj ostateczną wersję roboczą wiadomości e-mail, czytając ją jeszcze raz przed wysłaniem
Edycja pozwoli uniknąć zapomnienia niektórych informacji lub błędów w wiadomości e-mail.
Krok 11. Daj nauczycielowi dziecka czas na odpowiedź
Nauczyciele są zajętymi stworzeniami, więc nie zawsze mogą od razu odpowiedzieć lub zwrócić uwagę na Twoje e-maile. Odczekaj chwilę, zanim oddzwonisz do nauczyciela.
- Zapisz datę, jeśli potrzebujesz szybkiej odpowiedzi.
- Wyślij ponownie list lub e-mail, jeśli po tygodniu nie otrzymasz odpowiedzi na Twój e-mail.
Metoda 2 z 2: Wysyłanie pisemnych listów
Krok 1. Dowiedz się, kiedy wysłać list pisemny
Pisemne listy są bardziej osobiste niż e-maile i w niektórych przypadkach są niezbędne. Możesz wysłać pisemny list, gdy:
- Aby podziękować.
- Przedstaw się krótko.
- Poproś o pozwolenie, gdy Twoje dziecko jest chore lub nie może chodzić do szkoły.
Krok 2. Napisz list tak starannie, jak to możliwe, aby nauczyciel Twojego dziecka mógł go przeczytać
Upewnij się, że Twoje pismo odręczne jest łatwe do odczytania.
- Jeśli twoje pismo jest złe, pisz powoli, aby twoje pismo było wyraźniejsze.
- Unikaj pisania ołówkami lub długopisami, które łatwo blakną. Najlepiej używać długopisu.
- Rozważ napisanie szkicu na komputerze, a następnie napisanie listu odręcznie. Szkice pozwalają wyraźniej myśleć o tym, co chcesz napisać.
- W razie potrzeby napisz list na komputerze, wydrukuj go, a następnie podpisz list.
Krok 3. Napisz swój list
Jeśli zdecydujesz się napisać list ręcznie, wykonaj ten sam proces, co w przypadku pisania wiadomości e-mail w poprzednim kroku. Jeśli jednak rzecz, o której chcesz porozmawiać, nie jest zbyt poważna, jak podziękowanie, nie musisz kilkakrotnie pisać szkicu.
- Użyj dobrej papeterii, jeśli ją masz. Ale jeśli nie, użyj czystego i niepomarszczonego papieru.
- Wpisz datę na liście.
- Napisz powitanie pod datą, na przykład „Miss Jasmin”, a następnie przecinek.
- Użyj tych samych elementów, co elementy wiadomości e-mail w poprzednim kroku i upewnij się, że Twój list jest krótki i zwięzły. Na przykład: „Panno Jasmin, jestem Ros, rodzic Upin i Ipina. Dziękuję za pomoc Upin w zrozumieniu matematyki. Po szkole często zadaje pani Jasmin pytania, których nie rozumie. Jeśli jest coś, mogę pomóc Upin lepiej zrozum., proszę daj mi znać. Dziękuję. Ros."
- Podpisz list, a w razie potrzeby napisz swoje imię i nazwisko.
Krok 4. Sprawdź list przed wysłaniem, aby uniknąć błędów, brakujących informacji, wyblakłego atramentu i nieczytelnych części
Przepisz list, jeśli znajdziesz błąd krytyczny
Krok 5. Wyślij list
List możesz wysłać na kilka sposobów, w zależności od formalności listu lub pilności, na przykład:
- Pocztą. Upewnij się, że wymieniłeś nazwisko nauczyciela w liście i zawrzyj w liście adres szkoły.
- Wysłane przeze mnie. Wyślij swój własny list do szkoły. Personel szkoły przekaże go nauczycielowi Twojego dziecka.
- Przez twoje dziecko. Możesz też zostawić list swojemu dziecku, ale może zapomnieć go dać. Jeśli chcesz, możesz włożyć list do szkolnego mundurka dziecka.
