Musiałeś mieć do czynienia z bankami, towarzystwami ubezpieczeniowymi, agencjami rządowymi, pracodawcami w firmach, a nawet szkołami. Jeśli tak, musisz przekonać kogoś, aby coś zrobił lub pomógł ci coś zrobić. Jak napisać przekonujący lub perswazyjny list, który przyniesie rezultaty? Oto kilka kluczowych pomysłów do wykorzystania w liście perswazji.
Krok
Część 1 z 4: Przygotowanie do napisania listu
Krok 1. Stymuluj dobre pomysły
Przed napisaniem listu określ, czego chcesz, dlaczego tego chcesz, powody, dla których należy go przekazać, a także argumenty przeciwko niemu. Podkreślenie wszystkich dostępnych pomysłów może pomóc ci napisać list i w pełni zrozumieć twoje stanowisko na ten temat.
- Zacznij od tego: chcę przekonać „moich czytelników”, aby byli moim „celem”. Zamień „moich czytelników” na to, do czego chcesz przekonać, a „mój cel” na to, do czego ich namawiasz.
- Gdy powyższe jest jasne i jednoznaczne, zadaj sobie pytanie: Dlaczego tak jest? Wymień powody, dla których chcesz, aby Twoi czytelnicy robili to, co chcesz.
- Po ustaleniu przyczyn, posortuj je według tego, który poziom jest ważniejszy. Umieść wszystkie ważne szczegóły w jednej kolumnie, a mniej ważne w drugiej. Pomoże ci to zawęzić umysł do najistotniejszych i najistotniejszych punktów nacisku.
Krok 2. Poznaj swoje cele
Upewnij się, że wiesz dokładnie, czego chcesz lub potrzebujesz. Co chcesz osiągnąć? Jak powinno działać to biuro?
Definiując cele, pomyśl o wszystkich możliwych rozwiązaniach, jakie możesz zaoferować
Krok 3. Poznaj swoich czytelników
Przeanalizowanie i zrozumienie czytelników pomoże Ci zdecydować, jak ułożyć list. Jeśli to możliwe, zdecyduj, czy czytelnik się z tobą zgodzi, nie zgodzi się, czy będzie neutralny. Pomoże Ci to zdecydować, jaką wagę przypisać każdej stronie argumentu.
- Spróbuj znaleźć osobę, do której możesz zaadresować list. Kim oni są, jaką mają moc, aby ci pomóc? Czy po prostu zignorują twoją skargę? Jak powinieneś ich powitać? Czy są na stanowiskach wyższych lub funkcyjnych? Mów zgodnie z ich stanowiskiem.
- Spróbuj odkryć przekonania i uprzedzenia czytelników dotyczące twojego tematu. Jakie spory mogą powstać między tobą a twoimi czytelnikami? Jak z szacunkiem przedstawiasz kontrargument?
- Dowiedz się, jakich czytelników niepokoi Twój temat. Czy mają ograniczone środki do wydania? Czy Twój temat ma na nie bezpośredni wpływ? Ile czasu mają na rozpatrzenie twojego dokumentu?
- Pomyśl o rodzaju dowodów, których będą potrzebować Twoi czytelnicy, aby ich przekonać.
Krok 4. Zbadaj temat
Skuteczny list perswazyjny zawiera dowody i informacje faktyczne, które wspierają stanowisko. Pamiętaj, aby wziąć pod uwagę wiele punktów widzenia. Nie tylko badaj swój punkt widzenia; Wspomnij też o przeciwstawnych opiniach i towarzyszących im faktach.
- Wykorzystaj fakty, logikę, statystyki i niepotwierdzone dowody na poparcie swoich twierdzeń.
- Nie mów od razu, że sprzeciw się myli. Zamiast tego zachowaj szacunek, wyjaśniając, dlaczego twoja pozycja jest silniejsza i zasługuje na uwagę.
Część 2 z 4: Formatowanie liter
Krok 1. Użyj formatu blokowego
Listy biznesowe mają specjalny format. Jeśli format jest zgrabny i poprawny, nie zmieni to w najmniejszym stopniu opinii czytelników. Jeśli jednak format jest niepoprawny i niechlujny, zrobią na Tobie złe wrażenie i potencjalnie zostaną wyrzucone.
- Zacznij od akapitów blokowych z podwójnym odstępem.
- Wyrównaj do lewej każdy akapit; innymi słowy, nie wcinaj akapitów jak w prozie lub esejach.
- Zostaw jedną linię po każdym akapicie.
- Użyj standardowej czcionki, zwykle Times New Roman lub Arial, rozmiar 12.
Krok 2. Zaadresuj poprawnie papier firmowy
Zacznij od wpisania swojego adresu w lewym górnym rogu. Nie podawaj swojego nazwiska – zapisz tylko nazwę ulicy, miasto, obszar i kod pocztowy. Możesz również podać numer telefonu i adres e-mail, każde w osobnej linii. Jeśli mieszkasz w Wielkiej Brytanii, adres należy wpisać po prawej stronie. Wypełnij jedną linię.
- Wpisz datę. Wpisz pełną datę, nazwę miesiąca i rok. Wypełnij jedną linię.
- „4 czerwca 2013 r.”
- Wpisz imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Spróbuj znaleźć konkretną stronę, do której chcesz wysłać list. Wypełnij jedną linię.
Krok 3. Rozpocznij list od pozdrowienia lub pozdrowienia
Zwykle w formie słowa „Dear”, po którym następuje nazwisko adresata. Upewnij się, że poprawnie wpisałeś nazwę. Imię i nazwisko w tym miejscu musi być takie samo, jak imię i nazwisko zapisane w nagłówku adresu.
- Witając się z kimś, używaj prawidłowego tytułu lub rangi (Pak/Pani/Dr./itd.), a następnie nazwiska. Jeśli nie masz pewności, jak nazywać się kobieta, po prostu napisz „Pani”.
- Zawsze podążaj za tym z okrężnicą.
- Uzupełnij linię między pozdrowieniem a pierwszym akapitem.
- "Drogi Doktorze. Brązowy:"
Krok 4. Zamknij list oświadczeniem końcowym
Zastanów się i rozważ ton swojego eseju, wybierając oświadczenie końcowe. Powiedzenia typu „Dziękuję” są dość standardowe, podczas gdy inne formy, takie jak „Pozdrowienia”, są bardziej intymne. Zdecyduj, czy chcesz, aby Twój list motywacyjny był formalny czy intymny. Niezależnie od tego, co wybierzesz, pierwsze słowo musi być pisane wielką literą, a następne jest proste. Po zamknięciu umieść przecinek.
- Wybierz słowo „Z szacunkiem”, jeśli chcesz, aby było bardziej formalne. „Pozdrowienia”, „Pozdrowienia”, „Dziękuję” lub „Z poważaniem” to standardowe uwagi końcowe dla firmowych wiadomości e-mail. Podczas gdy słowa „Pozdrowienia”, „Pozdrowienia” lub „Do zobaczenia” wydają się bardziej zrelaksowane i intymne.
- Pomiń następne 4 wiersze, aby zostawić miejsce na podpis przed wpisaniem swojego imienia i nazwiska.
- "Dziękuję Ci,"
Część 3 z 4: Pisanie listów
Krok 1. Zwięzły i zwięzły
Przekonujący list lub perswazja powinny być zwięzłe i uprzejme. Zapracowani ludzie rzadko czytają listy dłuższe niż strona lub o ostrym tonie. Nie bądź zbyt kwiecistymi słowami. Staraj się używać jasnych i zgrabnych zdań. Nie prezentuj zniekształconych i niepotrzebnych informacji, w tym anegdot.
- Unikaj zbyt długich zdań. Upewnij się, że używasz silnych zdań deklaratywnych. Twoje pismo powinno być zwięzłe, zwięzłe, na temat i łatwe do odczytania.
- Nie przeciągaj akapitów zbyt długo. Nie upychaj tak wielu informacji, że czytelnik straci zainteresowanie, odbiegnie od głównego tematu lub sprawi, że twój punkt widzenia będzie trudny do zrozumienia. Trzymaj się istotnych informacji i zmieniaj akapity, gdy chcesz przekazać nowy pomysł lub punkt.
Krok 2. Przedstaw swój główny punkt widzenia w kilku pierwszych zdaniach
Zacznij od przyjaznego zdania otwierającego, a następnie przejdź do sedna. W pierwszych dwóch zdaniach określ swoją potrzebę (główny cel pisania listu).
Ten paragraf może składać się tylko z 2-4 zdań
Krok 3. Podkreśl wagę swojej prośby w drugim akapicie
W tym akapicie streść swoje obawy, prośbę lub roszczenie. Na tym etapie nie podałeś żadnych konkretnych powodów, wsparcia ani głównych punktów; na tym etapie w pełni wyjaśniasz swoje stanowisko, parametry problemu lub prośby oraz powody, dla których podjęcie działania jest na tyle ważne.
Pamiętaj, aby treść listu była logiczna, uprzejma i oparta na faktach. Unikaj przesadnie emocjonalnego języka, nie żądaj działania ani nie wypowiadaj się szorstko przeciwko osobie lub firmie, do której adresowany jest list, lub opozycji
Krok 4. Wesprzyj swoją aplikację w następnym akapicie
Kilka następnych akapitów powinno być w stanie uzasadnić twoje stanowisko, podając tło i szczegółowe informacje. Upewnij się, że te informacje są logiczne, oparte na faktach, uzasadnione, praktyczne i zgodne z prawem. Nie opieraj swojej prośby wyłącznie na osobistych emocjach, przekonaniach lub pragnieniach. Nie zanudzaj czytelnika długimi historiami; szybko i dokładnie przejdź do sedna. Istnieje kilka różnych strategii, które możesz zastosować, aby osiągnąć ten cel:
- Podaj fragmenty statystyk i faktów, aby przyciągnąć sympatię i logikę czytelników. Upewnij się, że statystyki i fakty pochodzą z wiarygodnych i szanowanych źródeł, a także uczciwie korzystasz z danych, nie wyrywając ich z kontekstu.
- Zaproponuj cytaty od ekspertów na dany temat, którzy popierają Twoje stanowisko lub odrzucają opozycję. Eksperci ci muszą być szanowanymi postaciami w swoich dziedzinach i rzeczywiście posiadać odpowiednie umiejętności, aby mieć opinię na omawiany temat.
- Przedstaw powody, dla których Twoja prośba powinna zostać przyjęta. Zmuszanie ludzi do robienia tego, co chcesz, nie jest skuteczną techniką perswazji, ale jeśli wyjaśnisz, dlaczego uważasz, że coś należy zrobić, może to zmienić ich zdanie. Wyjaśnij obecną sytuację i dlaczego powinna się zmienić.
- Przedstaw szczegóły, specyfikacje i ograniczenia swojej pozycji i aplikacji. Omów wysiłki, które zostały podjęte wcześniej, dotyczące wniosku, a nawet jeśli nie ma lub nie ma w związku z nim żadnych działań.
- Podaj przykłady świadectw, które odnoszą się do twojego stanowiska. Pomyśl o innych dowodach, które można by przedstawić, wyjaśniających, dlaczego twoje stanowisko jest ważne.
- Pamiętaj, aby ograniczyć to, co możesz i chcesz umieścić w akapicie. Wyjaśnij swój punkt widzenia i sytuację. Nie przesadzaj ze zbyt dużą ilością szczegółów, ale uwzględnij wszystkie ważne punkty. Wybierz tylko najistotniejsze statystyki, ekspertów i zeznania.
Krok 5. Wezwij opozycję
Jednym z najskuteczniejszych sposobów perswazji lub perswazji jest odwołanie się do opozycji. Musisz być w stanie przewidzieć wszelkie zastrzeżenia, zastrzeżenia lub pytania czytelników, aby móc odpowiedzieć na nie w liście. Znajdź wspólną płaszczyznę z opozycją lub okaż silne poparcie dla własnego stanowiska.
- Upewnij się, że publicznie uznajesz różnice między swoim stanowiskiem a opozycją. Nie ukrywaj tego, bo to osłabi twój argument. Podkreśl swoje wspólne wartości, doświadczenia i problemy z opozycją.
- Unikaj oskarżycielskich stwierdzeń. To sprawi, że list będzie zbyt emocjonalny i osłabi Twój logiczny urok. Nadmiernie negatywna i oskarżycielska postawa sprawi, że opozycja nie zgodzi się z twoim punktem widzenia.
Krok 6. Zamknij list, potwierdzając swoją aplikację
Powtórz swoją prośbę lub opinię na końcu listu. To jest akapit, w którym przedstawiasz rozwiązanie lub błagasz o działanie. Powiedz czytelnikowi, że będziesz kontynuować tę korespondencję telefonicznie, e-mailem lub osobiście.
- Zakończ list mocnym zdaniem, które pomoże przekonać czytelnika do opowiedzenia się po Twojej stronie lub przynajmniej wyraźniejszego zobaczenia z Twojego punktu widzenia.
- Zaproponuj własne rozwiązania lub pomoc. Zgódź się na kompromis lub spotkaj się w środku. Pokaż, że zrobiłeś lub jesteś gotowy, aby poradzić sobie z sytuacją.
Część 4 z 4: Ostatnie poprawki
Krok 1. Sprawdź, czy nie ma błędów
Błędy w gramatyce, wymowie i pisowni wyrazów wywołają złe wrażenie. Chcesz, aby czytelnik skupił się na Twoim pomyśle i prośbie, a nie na literówce. Przeczytaj swój list kilka razy przed wysłaniem. Przeczytaj go na głos, aby usłyszeć, jak brzmi.
Jeśli to konieczne, poproś kogoś o sprawdzenie pisowni pod kątem błędów pisowni (lub skorzystaj z funkcji sprawdzania pisowni w oprogramowaniu)
Krok 2. Złóż własny podpis
Jeśli wolisz wysyłać listy pocztą na e-mail, musisz się podpisać. Personalizuje i certyfikuje Twój list.
Krok 3. W razie potrzeby przekaż kopie formalnego listu innym kluczowym stronom
Jeśli ktokolwiek inny w docelowej firmie lub organizacji również powinien przeczytać Twój list, przekaż mu kopię. Oznacza to wydrukowanie i wysłanie więcej niż jednego listu z oryginalnymi podpisami.
Krok 4. Zachowaj kopię dla siebie
Zawsze zachowuj kopie swoich listów i rób osobiste notatki, wraz z uwagami, kiedy i do kogo list został wysłany. Zanotuj działania podjęte do czasu rozwiązania problemu.
Porady
- Pozostań w temacie. Uważaj, aby nie dodawać przypadkowych informacji, które nie są związane z omawianym problemem. Trzymaj się istotnych faktów i zachowaj prostotę. Użyj tych faktów, aby być bardziej opisowym.
- Używaj wypunktowań w środku akapitu tylko wtedy, gdy masz absolutną pewność i jasność co do kroków, działań lub zaleceń.
- Dostosuj swoje wypunktowania do typu firmy lub organizacji docelowej. Instytucje non-profit mają inny sposób myślenia niż duże firmy.
- Pisz w standardowej formie pisemnej w języku indonezyjskim. To nie są SMS-y ani media społecznościowe; ale formalny list. Używanie skrótów, slangu i emotikonów może Cię zignorować.
- Nie traktuj swoich czytelników tak, jakby byli ci coś winni, a wtedy czujesz się uprawniony do pozwania. Uspokój ich, zachowując przyjazny i profesjonalny ton listu.
