Rynek pracy z dnia na dzień staje się coraz bardziej konkurencyjny. Aby móc konkurować o nowe miejsca pracy, najbardziej wartościowym wsparciem będzie posiadanie pozytywnych i godnych pochwały rekomendacji od poprzednich pracodawców/pracodawców. Jeśli chcesz zapewnić pracownikowi pozytywną referencję, powinieneś dokładnie przemyśleć, w jaki sposób będziesz reprezentować tę osobę. Rozważając to, co zamierzasz powiedzieć lub napisać do tej osoby i reprezentując ją w najbardziej pozytywny i profesjonalny sposób, możesz pomóc pracownikowi lub innej osobie znaleźć wymarzoną pracę.
Krok
Metoda 1 z 2: Pisanie
Krok 1. Podaj pozytywny list polecający
Jeśli pracownik przyjdzie do Ciebie i poprosi o list referencyjny, pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, jest rozważenie prośby. Jeśli masz dobre doświadczenia z pracownikiem i możesz zapewnić pozytywne wsparcie, aby zwiększyć jego szanse na znalezienie pracy, przedstaw pozytywny list polecający.
- Nie oferuj listu polecającego, jeśli nie możesz napisać czegoś pozytywnego. Nie pozwól, by zabiło to twoje szanse na znalezienie pracy.
- Przyjmuj prośby o napisanie referencji tylko wtedy, gdy pracowałeś z pracownikiem przez dłuższy czas. W ciągu zaledwie kilku miesięcy trudno będzie Ci ocenić zdolności i pracę danej osoby.
- Upewnij się, że jesteś właściwą osobą, aby przedstawić referencje. Być może będziesz musiał ponownie sprawdzić politykę firmy dotyczącą skierowań.
Krok 2. Zbierz informacje, które możesz zapisać w liście referencyjnym
Poproś pracownika o informacje o pracy, o którą się ubiega, oraz o wszelkie inne istotne dane, które powinieneś znać, w tym jego CV. Powinieneś również zbierać informacje związane z pracą pracownika, takie jak oceny wydajności.
- Jeśli zdecydujesz się napisać dla kogoś list polecający, poproś o informacje na temat pracy, o którą się ubiega, jego najnowsze CV i inne informacje na temat tego, jaki wkład wniósł w konkretną firmę lub projekt i w jaki sposób przyniesie korzyści jego nowej pracy.
- Zastanów się nad przeczytaniem korespondencji między Tobą a pracownikiem, aby móc ocenić profesjonalizm i sposób jego działania. W tym celu możesz również użyć oceny wydajności.
Krok 3. Przygotuj pierwszy list
Zanim dasz pozytywną referencję byłemu pracownikowi lub koledze, wykorzystaj zebrane informacje, aby napisać pierwszy list. Ten krok pomaga upewnić się, że napisany list referencyjny jest pozytywny i wyczerpujący.
- Listy referencyjne powinny mieć jedną lub dwie strony. Jeśli będziesz pisać dłużej, potencjalni pracodawcy mogą nie przeczytać całości i mogą przeoczyć ważne informacje o kandydacie.
- Wprowadzenie powinno być krótkie i zawierać imię i nazwisko pracownika, stanowisko, o które się ubiega, oraz to, czy poleciłbyś go do tej pracy. Na przykład możesz napisać „Cieszę się, że mogę polecić Amira Priambodo na stanowisko brand managera. Amir Priambodo wniósł ogromny wkład w naszą firmę i wierzę, że będzie cennym nabytkiem dla Twojego zespołu”.
- Treść listu może składać się z 1-3 akapitów i powinna opisywać, jak długo znasz pracownika, w jakim charakterze pracowałeś, opisać i podkreślić jego umiejętności oraz wyjaśnić, w jaki sposób przyczyni się do potencjalnego pracodawcy. Musisz przedstawić wykonalne dowody i powody, dla których pracownik jest najlepszym kandydatem na dane stanowisko.
- Możesz również opisać charakter pracownika w treści listu, ale musisz uważać, aby nie zawierać danych osobowych, które są nie tylko podejrzane dla potencjalnych pracodawców, ale także nielegalne.
- Powinieneś zamknąć list krótkim, zwięzłym akapitem, w którym gorąco polecam tę osobę i zaoferować pomoc, jeśli potencjalny pracodawca ma jakiekolwiek pytania. Na przykład: „Na podstawie mojego doświadczenia w pracy z Amirem Priambodo poleciłbym go na stanowisko brand managera w Brand Management, Inc. W razie pytań lub wątpliwości proszę o kontakt mailowy lub telefoniczny.”
Krok 4. Używaj pozytywnych, praktycznych słów
Podczas opracowywania, a następnie poprawiania, upewnij się, że używasz pozytywnego, praktycznego języka podczas opisywania kandydatów. Takie działanie może pomóc potencjalnym pracodawcom zorientować się w kandydacie, a także może przedstawiać bardziej pozytywny obraz siebie.
- Używaj słów takich jak współpracuj, współpracuj i zachęcaj.
- Używaj rzeczowników takich jak gracz zespołowy, aktywa i odpowiedzialność.
- Używaj przymiotników takich jak niezawodny, inteligentny, przyjazny i zdeterminowany.
- Możesz połączyć te słowa w zdania takie jak „Amir i ja współpracujemy nad projektem marketingowym i jest on ważnym atutem w pozyskiwaniu nowych klientów. Jest bardzo odpowiedzialnym, przyjaznym graczem zespołowym i będzie miał pozytywny wpływ na Twoją firmę”.
Krok 5. Bądź szczery i nie przesadzaj
Chcesz wypromować możliwie najlepszego kandydata, jednocześnie szczerze mówiąc o jego kwalifikacjach. Granica między uczciwością a przesadą jest cienka i powinieneś jej unikać, aby potencjalni pracodawcy nie podejrzewali, że Twój list został napisany nieuczciwie.
Nie musisz mówić, że dana osoba jest najlepsza lub najlepsza, chyba że tak jest. Zamiast tego rozważ napisanie czegoś w stylu „Amir jest jednym z najbardziej odpowiedzialnych i przyjaznych współpracowników, a praca z nim sprawiała mi przyjemność”. Oceniając czyjeś umiejętności techniczne i zdolności, możesz napisać coś w stylu „Amir jest jednym z najlepszych 5% menedżerów marki, z którymi pracowałem”
Krok 6. Popraw i edytuj list referencyjny
Po ukończeniu wstępnego projektu listu dokonaj poprawek w tekście, aby go wzmocnić i zbadać obszary, które wymagają dalszego rozwoju. Ten krok umożliwia edycję litery w celu znalezienia błędów ortograficznych, interpunkcyjnych lub gramatycznych.
- Upewnij się, że poprawiony projekt ma odpowiedni element wprowadzający, treść i szczere zakończenie, zawiera pozytywne słownictwo i daje najlepszy obraz kandydata.
- Rozważ przeczytanie tego listu na głos, aby usłyszeć ewentualne błędy i upewnić się, że brzmiał profesjonalnie.
- Upewnij się, że informacje podane w liście są odpowiednie dla nowej pracy.
Krok 7. Sformatuj swój list
Przed wysłaniem listu referencyjnego musisz użyć odpowiedniego formatu. Ten krok może pomóc w upewnieniu się, że potencjalni pracodawcy poważnie potraktują Twój list referencyjny.
- Upewnij się, że list jest wydrukowany na papierze z firmowym nagłówkiem.
- W pierwszym wierszu wpisz datę.
- Pod datą zapisz adres potencjalnego pracodawcy. Zaadresuj list do przełożonego kandydata lub działu kadr.
- Podaj swój adres kontaktowy poniżej informacji o potencjalnym pracodawcy.
- Po powitaniu upewnij się, że podpisałeś list czarnym atramentem, a pod nim nadrukuj swoje imię. Jeśli chcesz, możesz podać swoje stanowisko, adres e-mail i numer telefonu.
Krok 8. Ponownie wykonaj sprawdzanie postaci
Przed wysłaniem listu referencyjnego przeczytaj tekst po raz ostatni. Ten krok gwarantuje, że nie popełnisz żadnych błędów ani nie przegapisz ważnych informacji.
Metoda 2 z 2: Zapewnienie słownego odniesienia
Krok 1. Sprawdź politykę firmy dotyczącą referencji słownych
Niektóre firmy zezwalają pracownikom tylko na podanie podstawowych informacji, takich jak staż pracy. Niektóre mogą pozwolić na dostarczenie pisemnych referencji. Upewnienie się, że przestrzegasz polityki firmy dotyczącej referencji, może pomóc w zapewnieniu najlepszych referencji słownych.
Krok 2. Zgódź się na prośby o ustne referencje
Jeśli pracownik lub kolega poprosi Cię o przedstawienie referencji, upewnij się, że przyjmujesz prośbę w pozytywnym świetle. Jeśli masz dobre doświadczenia z pracownikiem, zgódź się na jego prośbę o przekazanie referencji potencjalnym pracodawcom.
- Nie oferuj referencji, jeśli nie możesz powiedzieć nic pozytywnego o pracowniku. Nie pozwól, aby zrujnowało to twoje szanse na zdobycie pracy.
- Wyraź zgodę na rozmowę z potencjalnym pracodawcą, jeśli pracowałeś z daną osobą przez jakiś czas. Możesz mieć problem z odpowiedzią na pytania dotyczące pracownika lub wyjaśnieniem jego umiejętności, jeśli znasz go dopiero od kilku miesięcy.
- Upewnij się, że jesteś właściwą osobą, aby przedstawić referencje. Być może będziesz musiał skonsultować się z szefem lub polityką firmy w sprawie skierowań.
Krok 3. Poproś o informacje o pracowniku do wykorzystania jako materiał referencyjny
Możesz również potrzebować podstawowych informacji od pracownika dotyczących pracy, o którą się ubiega, oraz innych istotnych danych, które powinieneś znać.
- Poproś o informacje o pracy, o którą aplikuje kandydat oraz o aktualne CV. Być może będziesz musiał dowiedzieć się, jaki jest jego zdaniem wkład, który wniósł do firmy, nad projektami, nad którymi pracuje i jak wniesie wkład w swoje nowe miejsce pracy.
- Musisz zebrać wszelkie informacje związane z pracą pracownika, takie jak ocena wyników.
- Rozważ ponowne przeczytanie korespondencji z pracownikiem, aby ocenić jego poziom zawodowy i sposób działania. W tym celu możesz również użyć oceny wydajności.
Krok 4. Zaplanuj rozmowę telefoniczną
Większość referencji telefonicznych jest udzielana telefonicznie i będziesz musiał umówić się na rozmowę z potencjalnym pracodawcą kandydata w odpowiednim czasie. Poświęcenie pewnej ilości czasu na rozmowę o kandydacie może zapewnić, że przedstawisz wyczerpujące, profesjonalne i pozytywne referencje.
- Poproś kandydata o podanie danych kontaktowych potencjalnemu pracodawcy lub poproś o odpowiednie dane, z kim ma się kontaktować w nowej firmie.
- Upewnij się, że umawiasz się na rozmowę, kiedy czujesz się zrelaksowany i nie spieszysz się na spotkanie.
Krok 5. Rób notatki do referencji telefonicznych
Po ustaleniu harmonogramu rozmów i zebraniu odpowiednich informacji zrób małą notatkę o kandydacie. Ten krok może zapewnić, że podczas rozmowy nie zapomnisz ważnych informacji o umiejętnościach lub zachowaniu kandydata.
Ponieważ nie znasz pytań, które może zadać potencjalny pracodawca, upewnij się, że robisz notatki na temat różnych aspektów kandydata, w tym tego, jak go poznałeś i jak długo, w jakim charakterze pracowałeś, oraz ocenę jego umiejętności
Krok 6. Odpowiedz na wszystkie pytania całkowicie i szczerze
Referencje ustne często wymagają odpowiedzi na pytania zadawane przez potencjalnych pracodawców. Przygotowywanie notatek i odpowiadanie na szczegółowe i szczere pytania może pomóc kandydatom w znalezieniu pracy.
- Upewnij się, że nie przeceniasz kwalifikacji tej osoby. Nie musisz mówić, że jest najwspanialszą osobą na świecie”, ale możesz obiektywnie powiedzieć: „To jeden z najlepszych kolegów/pracowników, jakich kiedykolwiek mieliśmy”.
- Pamiętaj, że wszelkie wątpliwości w Twojej odpowiedzi będą sprawiać wrażenie, że jesteś nieuczciwy.
Krok 7. Używaj pozytywnych, opisowych słów i zdań
Odpowiadając na pytanie potencjalnego pracodawcy, upewnij się, że używasz słów, które sprawiają, że kandydat wygląda atrakcyjnie. To działanie sprawi, że kandydat będzie wydawał się lepszy od innych kandydatów.
- Możesz również użyć różnych czasowników, rzeczowników i przymiotników, aby opisać kandydata. Im jaśniejszy opis, tym większe prawdopodobieństwo, że pomoże on potencjalnym pracodawcom w podjęciu świadomej decyzji.
- Na przykład możesz powiedzieć rzeczy takie jak „Amir Priambodo ma zdolność rozwiązywania problemów w bardzo kreatywny sposób” lub „Potrafi jasno przekazywać swoje pomysły”.
- Upewnij się, że podałeś informacje o umiejętnościach, jakich kandydat będzie potrzebował w swojej nowej pracy.
Krok 8. Unikaj osobistych tematów
Rozmawiaj tylko o rzeczach, które odnoszą się do wyników kandydata, takich jak lepsze umiejętności przywódcze lub umiejętność rozwiązywania konfliktów między współpracownikami. Nie rozmawiaj o swoim życiu osobistym, ponieważ to sprawi, że będziesz wyglądać mniej profesjonalnie dla potencjalnych pracodawców.
- Nie rozmawiaj o niczym osobistym, w tym o religii, stanie cywilnym, wieku lub zdrowiu.
- Podanie danych osobowych może zagrozić szansom kandydata na znalezienie pracy. Może to być nielegalne, w zależności od rodzaju ujawnianych informacji.
Krok 9. Zakończ odwołanie słowne
Wypełnij ustne referencje przez telefon po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania potencjalnego pracodawcy. Możesz zadawać pytania, jeśli uważasz, że jest to konieczne lub jeśli możesz udzielić dalszych wyjaśnień na temat kandydata. Podziękuj potencjalnemu pracodawcy i zaoferuj, że w razie potrzeby udzielisz dalszych informacji.
