Jak sama nazwa wskazuje, list z odpowiedzią jest listem pisanym w celu odpowiedzi na czyjeś pytanie lub prośbę, który jest zazwyczaj dostarczany również w formie pisemnej w formie listu i jest powszechnie używany jako środek wymiany informacji w świecie biznesu. Aby stworzyć idealny list z odpowiedzią, pierwszą rzeczą do zrobienia jest przejrzenie treści listu zawierającego otrzymane pytanie lub prośbę. Następnie poszukaj dodatkowych informacji potrzebnych do udzielenia odpowiedzi na list. Po wykonaniu obu, zacznij pisać list z odpowiedzią ze zdaniami, które są uprzejme, proste, jasne i mogą odpowiedzieć na wszystkie pytania lub prośby wymienione w oryginalnym liście. Ponadto upewnij się, że ton Twojego zdania jest również przyjazny i pouczający, aby upewnić się, że list jest w stanie zaspokoić satysfakcję odbiorcy.
Krok
Metoda 1 z 3: Przeglądanie treści oryginalnego listu
Krok 1. Zidentyfikuj informacje wymagane lub kwestionowane przez nadawcę listu
Ponieważ listy z odpowiedziami są po to, aby dostarczyć wszystko, co musi wiedzieć nadawca, zawsze poświęć trochę czasu na uważne zapoznanie się z treścią listu. W szczególności zrozum potrzebę, aby nadawca listu wiedział, jakie informacje możesz mu przekazać.
- Czasami określenie znaczenia listu nie jest tak proste, jak odwrócenie dłoni, zwłaszcza jeśli styl pisania autora listu nie jest jasny. Dlatego zawsze poświęć trochę czasu na zrozumienie potrzeb nadawcy listu przed sporządzeniem listu z odpowiedzią.
- Jeśli to konieczne, zanotuj niektóre ważne rzeczy, które znajdziesz w liście, aby lepiej zrozumieć intencje nadawcy. W szczególności podsumuj, o co prosił nadawca i zaprojektuj swoją odpowiedź na każde pytanie lub prośbę.
Krok 2. Dowiedz się więcej o informacjach wymaganych przez nadawcę listu
Jeśli nadawca listu prosi o informacje dotyczące czegoś, prawdopodobnie już o tym wiesz i możesz od razu na nie odpowiedzieć lub odwrotnie. Jeśli nie rozumiesz żądanych informacji, poświęć jak najwięcej czasu na zebranie informacji przed udzieleniem odpowiedzi na pismo.
Na przykład nadawca listu może chcieć potwierdzić status swojego podania o pracę w Twojej firmie. Jeśli zatrudnienie nowego pracownika nie jest Twoim obszarem specjalizacji, skontaktuj się z pracownikiem z działu HR, aby przed wysłaniem odpowiedzi sprawdzić status zgłoszenia nadawcy
Krok 3. Przekaż list innej osobie, która jest w stanie lepiej odpowiedzieć na zadane pytanie
Zwłaszcza w świecie biznesu czasami klienci wysyłają list na adres firmy lub numer kontaktowy firmy, który znajduje w Internecie. Dlatego jeśli otrzymasz pismo, ale uważasz, że nie jesteś w stanie odpowiedzieć na zawarte w nim pytania, prześlij go do odpowiedniej osoby. Zrób to, aby upewnić się, że nadawca listu otrzyma najdokładniejszą i najbardziej pomocną odpowiedź.
Jeśli dana osoba długo nie odpowiada, spróbuj poinformować nadawcę, że przesłałeś list do osoby, która ma większe możliwości odpowiedzi na jej pytania. Przynajmniej nadawca listu wie, że list, który wysłał, został odebrany i przetworzony
Metoda 2 z 3: Kompilowanie odpowiedzi
Krok 1. Zaadresuj list do osoby proszącej o informacje lub zadającej pytania w oryginale
Zawsze zaczynaj list od uprzejmego powitania, takiego jak „Kochanie”, po którym następuje imię adresata listu, zamiast używać zbyt ogólnego zdania otwierającego, takiego jak „Do odbiorcy tego listu”. Zdanie to, poza bezosobowym brzmieniem, sprawia wrażenie, jakby list z odpowiedzią został napisany przez komputer. Dlatego zawsze pozdrawiaj odbiorcę po imieniu, aby pokazać, że list z odpowiedzią został napisany z wielką starannością i uznaniem.
- Jeśli nie znasz nadawcy listu osobiście, prosimy o pozdrowienie Pana lub Panią, a następnie jego nazwisko. Jeśli jednak nadawca listu ma określony tytuł, użyj tego tytułu zamiast Pana lub Pani.
- Jeśli naprawdę nie znasz nadawcy listu lub nie znasz płci, po prostu użyj jego imienia.
- Ogólnie rzecz biorąc, możesz użyć nazwy nadawcy podanej w oryginalnym liście. Na przykład, jeśli nadawca listu wymienia nazwisko „Dr. Johnson” w swoim liście, proszę otworzyć swój list z odpowiedzią z pozdrowieniem: „Kochanie. Dr. Johnsona”.
Krok 2. Zwróć uwagę, że ten list został napisany w odpowiedzi na oryginalny list, który wysłał
Na początku listu nie zapomnij przekazać czytelnikowi celu listu, którym jest udzielenie na niego odpowiedzi. W ten sposób odbiorca listu będzie wiedział, że list został przeczytany i przetworzony, a także intencja wysłanego listu.
- Proste zdanie „Ten list jest odpowiedzią na list, który wysłałeś 13 czerwca” jest idealne do otwarcia listu z odpowiedzią.
- Jeśli nie jesteś odbiorcą pierwszego listu, podaj tożsamość osoby, która przekazała Ci list. Na przykład możesz napisać: „Jeden z naszych pracowników obsługi klienta, Michelle Harris, przekazał list, który mi wysłałeś”.
Krok 3. Natychmiast odpowiedz na pytania nadawcy
Po napisaniu pozdrowienia od razu przejdź do sedna listu. W samym sercu listu, jak najdokładniej odpowiedz na wszelkie pytania i/lub skargi wymienione w pierwotnym liście. Upewnij się, że niczego nie pominięto, aby odbiorca listu czuł się usatysfakcjonowany czytając go.
- W swojej odpowiedzi krótko powtórz treść oryginalnego listu. Na przykład możesz powiedzieć: „W odpowiedzi na Twoje zapytanie dotyczące pracowników naszej firmy, którzy mają bezpośredni kontakt z mediami, chcielibyśmy poinformować, że nazywa się Janet Walters. Oto jego adres e-mail i numer telefonu”.
- Aby odpowiedzieć na dłuższe pytania, użyj systemu numeracji, aby odpowiedzieć na każde pytanie bardziej szczegółowo. Metoda ta jest nie tylko łatwiejsza do odczytania, ale również sprawi, że czytelnik będzie bardziej zadowolony, ponieważ poczuje, że na wszystkie pytania udzielono szczegółowych odpowiedzi.
- Podaj jak najpełniejsze informacje w zdaniach, które nie są zbyt długie. Ogólnie rzecz biorąc, odpowiedź na jedno pytanie w kilku krótkich zdaniach jest dobrą odpowiedzią.
Krok 4. Bądź szczery w przypadku wszelkich próśb, których nie możesz spełnić
Czasami pojawiają się pytania, na które nie możesz odpowiedzieć lub prośby, których nie możesz spełnić. W takiej sytuacji zawsze udzielaj szczerej odpowiedzi. Innymi słowy, nie używaj zawiłych zdań tylko po to, by stłumić negatywne poglądy nadawcy listu. Zaufaj mi, nadawca listu o wiele bardziej doceni bezpośrednią i jasną odpowiedź. Co najważniejsze, upewnij się, że informacje są zawsze przekazywane grzecznie i poprzedzone przeprosinami, aby nadawca listu nie poczuł się urażony.
- Odrzucając prośbę od nadawcy listu, zawsze używaj stanowczego, ale wyrozumiałego tonu. Na przykład możesz powiedzieć: „Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby. W tej chwili nie mamy potrzebnych informacji i nie możemy powiedzieć, kiedy będą dostępne”.
- Jeśli uważasz, że możesz podać bardziej szczegółowe informacje, spróbuj powiedzieć: „Zanim odpowiem na Twoje pytanie, muszę najpierw potwierdzić kilka rzeczy. Jeśli czas na to pozwoli, proszę podać datę złożenia wniosku wraz z imieniem i nazwiskiem funkcjonariusza, z którym się skontaktowałeś. Po zakończeniu procesu potwierdzania natychmiast skontaktuję się z Tobą.”
Krok 5. Dziękuję za przesłany list
Niezależnie od tego, czy jesteś w stanie spełnić prośbę lub odpowiedzieć na pytanie w liście, zawsze okazuj wdzięczność, dziękując mu. Daj wrażenie, że cenisz ich uwagę i chcesz utrzymywać z nimi pozytywną relację.
Niektórzy wolą otwierać swój list z podziękowaniem. Umiejscowienie przemówienia nie jest tak naprawdę ważne. Co najważniejsze, upewnij się, że wymawiasz to w pewnym momencie
Krok 6. Zakończ list, wpisując swoje imię i nazwisko oraz tytuł
Zakończ list formalnym powitaniem końcowym, takim jak „Z poważaniem”, a następnie swoim imieniem i nazwiskiem. Jeśli list jest przeznaczony do celów służbowych, podaj również swoje stanowisko pod pełnym imieniem i nazwiskiem.
Niezależnie od tego, czy jest to list pisany maszynowo, czy ręcznie, zawsze zostaw miejsce na swój podpis po podaniu pełnego imienia i nazwiska. Jeśli jednak pismo jest wysyłane pocztą elektroniczną, zazwyczaj wystarczy podać imię i nazwisko bez podpisu
Krok 7. Przeczytaj ponownie treść listu z odpowiedzią, aby upewnić się, że udzielono odpowiedzi na wszystkie pytania
Pamiętaj, że odbiorca listu może być zirytowany lub sfrustrowany, jeśli otrzyma odpowiedź, która nie odpowiada na jego pytanie. Co więcej, niezadowolenie wiąże się z ryzykiem wysłania mu listu uzupełniającego i dodania go do Twojej pracy! Aby zapewnić satysfakcję czytelnika, upewnij się, że odpowiadasz na wszystkie pytania lub prośby tak dokładnie, jak to możliwe. Przed wysłaniem przeczytaj ponownie swój list, aby upewnić się, że żadne prośby lub pytania nie zostały pominięte.
Jeśli to konieczne, poproś o pomoc przyjaciela lub współpracownika, aby przeczytać list. W szczególności poproś ich, aby postawili się w sytuacji odbiorcy i zmierzyli jego satysfakcję po przeczytaniu Twojego listu
Metoda 3 z 3: Używanie profesjonalnego tonu
Krok 1. Użyj standardowego formatu listu biznesowego
Poznaj różne rodzaje listów z odpowiedziami, które są używane jako środek komunikacji biznesowej. Następnie postępuj zgodnie z formatem, który uważasz za najbardziej odpowiedni do napisania profesjonalnie brzmiącego listu z odpowiedzią.
- W lewym górnym rogu listu podaj swoje imię i nazwisko, tytuł, nazwę firmy (jeśli dotyczy) oraz adres swojej firmy. Poniżej podaj datę napisania listu, a następnie pełne imię i nazwisko oraz adres odbiorcy listu.
- Jeśli chcesz wpisać list z odpowiedzią, zawsze używaj marginesów 2,5 cm z każdej strony kartki. Upewnij się również, że litera jest napisana z 1 spacją między wierszami i 2 spacjami między akapitami.
- Jeśli list odpowiedzi jest wpisywany zamiast ręcznie, zawsze używaj standardowej czcionki 12-punktowej i formatu pisania. Jeśli jednak list jest napisany ręcznie, upewnij się, że pismo odręczne jest schludne i łatwe do odczytania.
Krok 2. Daj wrażenie, że wysłana prośba lub pytanie Cię uszczęśliwia
Ta metoda jest szczególnie obowiązkowa dla ludzi biznesu lub dostawców usług opartych na klientach. Pamiętaj, klient jest królem. Oznacza to, że musisz docenić czas i myśl, którą włożyli w napisanie listu. Dlatego nie zapomnij podziękować im za ich prośby lub pytania i zawsze używaj ciepłych i przyjaznych zdań w listach z odpowiedziami.
- Zdanie tak proste jak: „Dziękujemy za skontaktowanie się z nami. Bardzo doceniamy Twoją opinię”, może to znacząco zmienić ton listu w bardziej pozytywnym kierunku! Dlatego postaraj się, aby zawsze umieszczać takie frazy w odpowiedziach.
- Nie rób wrażenia, że jego prośba lub pytanie irytuje Cię i denerwuje. Zaufaj mi, lepiej być przesadnie przyjaznym, niż sprawiać, by odbiorca myślał, że jesteś na niego zły lub zdenerwowany.
Krok 3. Nie ma potrzeby pisania zbyt długiego listu, aby odbiorca listu mógł go szybko przeczytać
Doceń wolny czas! Nie wysyłaj 3-stronicowego listu, jeśli w rzeczywistości na pytanie lub prośbę można odpowiedzieć w 1 akapicie. Dlatego udzielaj odpowiednich odpowiedzi, a następnie niezwłocznie wyślij pismo. Nie dodawaj innych informacji, których tak naprawdę nie musi znać.
- Ta metoda jest ważna do wdrożenia, zwłaszcza jeśli list z odpowiedzią ma na celu udzielenie odpowiedzi na pytania klientów lub partnerów biznesowych. Oczywiście nie chcesz irytować klienta, spędzając godziny na czytaniu odpowiedzi, która powinna zostać skrócona o połowę, prawda?
- Z drugiej strony nie pisz tak krótko, że nie będziesz w stanie odpowiedzieć na prośbę lub pytanie wymienione w pierwotnym liście. Jeśli pytanie wymaga długiego wyjaśnienia, możesz je podać. Co najważniejsze, upewnij się, że wszystkie podane informacje są naprawdę ważne dla czytelników.
Krok 4. Napisz tak wyraźnie, jak to możliwe, aby odbiorca listu mógł zrozumieć Twoją odpowiedź
Nie używaj zbyt długich lub skomplikowanych zdań! Zamiast tego pisz używając dykcji, która jest prosta, jasna i nie może zmylić czytelnika. Im krótsze i gęstsze pisanie, tym lepsze wyniki.
Wyobraź sobie, że odbiorca listu nie ma wystarczająco dużo czasu na szczegółowe zapoznanie się z treścią Twojego listu. Nawet gdyby tylko zeskanował treść listu, czy byłby w stanie zrozumieć, co masz na myśli? Jeśli nie, popraw dykcję, której używasz, aby wyjaśnić swój punkt widzenia
Krok 5. Unikaj używania żargonu i terminów technicznych, które są trudne do zrozumienia dla czytelników
Ten aspekt musi być spełniony, aby zmaksymalizować poziom czytelności i jasności treści Twojego listu. Dlatego jeśli odbiorca listu nie jest profesjonalistą, który jest w stanie zrozumieć terminy techniczne, nie używaj go. Zamiast tego spróbuj zastąpić żargon lub terminy techniczne inną dykcją, którą nawet laicy mogą zrozumieć.
Aby edytować list, zadaj następujące pytanie: „Czy ktoś, kto nie rozumie mojej pracy, może zrozumieć, o czym jest mój list?” Jeśli nie, zmień język użyty w liście, aby większość ludzi mogła go zrozumieć. W rzeczywistości jest to potężny sposób na ograniczenie używania technicznego żargonu w twoich listach
Krok 6. Przeczytaj ponownie treść twojego listu
Aby uniknąć błędów w pisaniu, które mogą sprawić, że Twój list będzie wyglądał mniej profesjonalnie, nie zapomnij ponownie przeczytać listu i poprawić błędy ortograficzne, gramatyczne, formatowania i przepływu. Zaufaj mi, poświęcenie kilku minut na sprawdzenie treści listu może sprawić, że list będzie wyglądał bardziej profesjonalnie.
- Nie polegaj tylko na programie komputerowym do sprawdzania błędów w swojej poczcie. Ogólnie rzecz biorąc, takie programy są w stanie wykryć tylko błędy ortograficzne i interpunkcyjne, a nie błędy gramatyczne. Dlatego przeczytaj ponownie każde słowo napisane w liście, aby znaleźć błędy, których komputer nie może wykryć.
- Jeśli treść Twojego listu jest bardzo ważna, na przykład gdy list jest adresowany do partnera biznesowego, poproś kogoś innego o przeczytanie go. Czasami inni ludzie mogą znaleźć błędy, o których wcześniej nie byłeś świadomy.
