Kiedy podejmujesz decyzję o odejściu z pracy i przeprowadzce do nowej lokalizacji, musisz zgłosić zamiar rezygnacji z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak napisać uprzejmy, ale stanowczy list rezygnacyjny, który należy przekazać szefowi.
Krok
Część 1 z 3: Co i jak powiedzieć
Krok 1. Złóż jasne i zwięzłe oświadczenie
Pierwsza linijka listu z powiadomieniem powinna wyraźnie wskazywać, że zrezygnujesz ze swojego stanowiska pod koniec dwutygodniowego okresu. Nie używaj zdań, które mogą sprawiać wrażenie, że chcesz zostać dłużej lub zmienić zdanie dzięki odpowiedniej ofercie.
- Dobry przykład: „Ten list jest oficjalnym zawiadomieniem o mojej rezygnacji z [nazwa firmy] jako [nazwa stanowiska], ze skutkiem od [data rezygnacji]”.
- Dobry przykład: „Niniejszym rezygnuję jako [nazwa stanowiska] w [nazwa firmy], ze skutkiem [data rezygnacji], dwa tygodnie od [dzisiejsza data].
- Zły przykład: „Zamierzam zrezygnować ze stanowiska [nazwa stanowiska]. Proszę dać mi znać, kiedy jest dla ciebie najbardziej odpowiedni okres”.
- Zły przykład: „Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z oczekiwaniami, zamierzam zrezygnować ze stanowiska w tej firmie za dwa tygodnie”.
Krok 2. Daj szefowi co najmniej dwa tygodnie
Obecnie większość pracowników nie musi składać rezygnacji z dwutygodniowym wyprzedzeniem, ale nadal uważa się to za uprzejmość zawodową.
- Jeśli odejdziesz wcześniej niż dwa tygodnie, Twój przyszły pracodawca może się zastanawiać, czy Ty zrobiłbyś z nim to samo.
- Jeśli Twoja firma wchodzi obecnie w szczególnie pracowity okres, możesz rozważyć powiadomienie z czterotygodniowym wyprzedzeniem zamiast zaledwie dwóch tygodni.
- Kadra kierownicza wyższego szczebla i pracownicy wyższych szczebli powinni również rozważyć wypowiedzenie z ponad dwutygodniowym wyprzedzeniem. Co do zasady, przydziel ilość czasu równą ilości urlopu przydzielonego na Twoje stanowisko. Na przykład, jeśli twoja pozycja daje ci trzy tygodnie wolnego, musisz również dać „trzy tygodnie wypowiedzenia” z wyprzedzeniem.
Krok 3. Unikaj podawania przyczyn rezygnacji
Jest to szczególnie ważne, jeśli Twoje powody są nieco problematyczne, ale nawet jeśli chcesz odejść z firmy na dobrych warunkach, powinieneś unikać podawania tych powodów w oficjalnym piśmie rezygnacyjnym.
- Musisz jednak podać ten powód, gdy zostaniesz poproszony o jego podanie.
- Powinieneś również podać powód, aby podzielić się z przełożonymi i współpracownikami, którzy na pewno zapytają, dlaczego planujesz odejść. To rozumowanie nie musi być zawarte w oficjalnym piśmie, ale nadal warto być przygotowanym, gdy zostaniesz o to poproszony osobiście.
Krok 4. Bądź zarówno formalny, jak i przyjacielski
Ogólny ton twojego listu z powiadomieniem powinien być profesjonalny, ale nie tak profesjonalny, że będziesz zimny lub sztywny. Zazwyczaj powinieneś napisać list najbardziej przyjaznym tonem, jaki kiedykolwiek miałeś ze swoim szefem.
- Jeśli Twoja komunikacja z szefem zawsze ma sztywną, profesjonalną strukturę, postępuj zgodnie z tym tonem w swoich powiadomieniach. Z drugiej strony, jeśli komunikujesz się z szefem w bardziej osobisty sposób, nie bój się używać bardziej osobistego tonu. Osobisty ton jest nadal odpowiedni, o ile nie jest swobodny i niepoważny.
- Dobry przykład: „Jestem bardzo wdzięczny za doświadczenie i rozwój, które otrzymałem podczas pracy z Tobą”.
- Zły przykład: „Oficjalnie zaświadczam, do protokołu, że nadal darzę najwyższym szacunkiem firmę ABC i nie mam złej woli wobec jakichkolwiek przełożonych ani współpracowników w tej firmie”.
- Zły przykład: „Dzięki za wszystko!”
Krok 5. Ustaw pozytywny ton
Ten list będzie ostatnim dokumentem w Twojej teczce personalnej, więc powinien pozostawić dobre wrażenie. Nawet jeśli nienawidzisz pracy, którą odchodzisz i nie chcesz już mieć nic wspólnego z nikim w firmie, nadal powinieneś zostawić mosty za sobą, zamiast palić je doszczętnie.
- Gdyby Twój przyszły pracodawca skontaktował się z poprzednim pracodawcą i usłyszał, że zostawiłeś pozytywną rezygnację, zrobiłoby to na Tobie dobre wrażenie. Jest to również przydatne, jeśli pracownik starej firmy odpowiedzialny za pobieranie pliku nie wie o Tobie zbyt wiele.
- Nigdy nie oczerniaj nikogo w firmie ani nie krytykuj prowadzenia firmy w swoim liście rezygnacyjnym.
Krok 6. Podziękuj szefowi
Wpisz zdanie lub dwa z podziękowaniami dla szefa za danie mu możliwości i doświadczenia w pracy w firmie. Każda praca przyczynia się do życia, nawet jeśli wady znacznie przeważają nad zaletami.
- Jeśli twoje doświadczenie zawodowe było w większości pozytywne, upewnij się, że okazujesz swoją wdzięczność. Napisz coś takiego: „Nie mogę ci nawet wystarczająco podziękować za ostatnie trzy lata. Nauczyłem się dużo więcej, niż się spodziewałem i naprawdę doceniam twoją życzliwość i cierpliwość."
- Jeśli twoje doświadczenie zawodowe było w większości negatywne, daj ogólne podziękowanie. Wypróbuj coś takiego: „Chcę ci również podziękować za doświadczenie z ostatnich trzech lat”.
Krok 7. Powiedz szefowi, że zamierzasz ukończyć duże projekty
Jako ostateczny akt lojalności i odpowiedzialności powinieneś odnotować wszelkie oczekujące lub bieżące projekty, które mogłyby się nie powieść bez Twojej pomocy i obiecać, że dokończysz projekt i nie pozostawisz firmy w tarapatach.
- Można wykluczyć projekty w toku i małe projekty, którymi mógłby zająć się ktoś inny.
- Wywrze to dobre wrażenie na twoim szefie, więc jest bardziej prawdopodobne, że szef będzie skłonny dać ci dobrą rekomendację dla innego szefa w przyszłości, jeśli zostaniesz o to poproszony.
Krok 8. Zaoferuj wsparcie po rezygnacji
Ponieważ firma przechodzi do innego przepływu pracy po odejściu, pojawią się pewne czkawki. W liście rezygnacyjnym zaproponuj pomoc firmie w przejściu nawet po zakończeniu umowy o pracę.
Podaj numer telefonu i/lub adres e-mail, których firma może użyć do skontaktowania się z Tobą w przypadku jakichkolwiek pytań
Krok 9. Zakończ z podziękowaniem
Nawet jeśli podziękowałeś mu wcześniej w liście, mądrym pomysłem jest zamknięcie listu przez ponowne wyrażenie wdzięczności.
Przykład: „Zawsze będę wdzięczny Tobie i pracownikom firmy ABC za wszystko, co dla mnie zrobiłeś”
Część 2 z 3: Komponowanie listów
Krok 1. Napisz list, a nie e-mail
Składając rezygnację, należy spisać ją na maszynie i drukiem, a nie e-mailem. List ten należy przesłać bezpośrednio do swojego przełożonego.
- Chociaż pisanie e-maili może wydawać się łatwiejsze i szybsze, ogólnie uważa się je za mniej profesjonalne i generalnie nielubiane.
- Nie wysyłaj listu z powiadomieniem pocztą lub systemem doręczeń swojego biura. Spowoduje to opóźnienia, a zanim twój szef otrzyma list, twoje zaplanowane dwa tygodnie mogą być już w połowie.
Krok 2. Wpisz datę w lewym górnym rogu
Standardowo w przypadku pisania listu formalnego należy wpisać datę w formacie data-miesiąc-rok w lewym górnym rogu strony. Miesiąc musi być pisany literami, a data i rok muszą być w formacie numerycznym.
- Przykład: 26 czerwca 2013
- Pamiętaj, że zazwyczaj nie musisz podawać adresu zwrotnego, ponieważ Twój będzie taki sam jak adres Twojego pracodawcy. Możesz jednak użyć papieru firmowego z adresem, jeśli wolisz.
Krok 3. Rozważ dołączenie adresu odbiorcy
Jeśli korzystasz z papieru firmowego, możesz nie podawać adresu odbiorcy, ponieważ jest to list wysłany z samej firmy. Ale dołączenie adresu jest dobrym pomysłem, ponieważ pozwala zaadresować list konkretnie do szefa.
- W pierwszym zdaniu wpisz tytuł i imię i nazwisko swojego szefa.
- Wpisz nazwę ulicy w następnym wierszu oraz miasto, stan i kod pocztowy w następnym wierszu.
- Pomiń jedną linię między datą a adresem odbiorcy. Pomiń jeszcze jedną linię między adresem odbiorcy a pozdrowieniem pod nim. Sam adres musi być z pojedynczymi odstępami.
Krok 4. Pozdrów szefa bezpośrednio w zdaniu powitalnym
Twój list powinien otwierać się słowami „Kochanie. (nazwa pracodawcy)” i nigdy nie używaj niejasnych lub ogólnych powitań, takich jak „Do kogo to może dotyczyć”.
Powinieneś witać się ze swoim szefem w taki sam sposób, jak zwykle, nawet jeśli ta metoda jest nieco zwyczajna. Na przykład, jeśli zazwyczaj witasz swojego szefa po imieniu, napisz „Kochanie. Jennifer. Jeśli masz tylko profesjonalne relacje z szefem, użyj „Drogi. Matka Jennifer Smith
Krok 5. Napisz treść swojego listu
Pomiń linię po powitaniu, zanim zaczniesz pisać treść listu, zgodnie z wytycznymi zawartymi w tym artykule.
- Każdy akapit w treści musi być oddzielony pojedynczym odstępem, ale między poszczególnymi akapitami musi być pusta linia. A także żadne akapity nie muszą być wcięte.
- Zrób list maksymalnie na jednej stronie.
Krok 6. Użyj ciepłego pokrowca
Aby zachować przyjazny i pozytywny ton, powinieneś dać zakończenie, które wygląda cieplej i bardziej szczerze niż typowe zakończenie, takie jak „Pozdrowienia”, „Dziękuję” lub „Z poważaniem”.
-
Oto kilka przykładów okładek:
- Moje najgorętsze pozdrowienia
- Mam duże nadzieje na Twój sukces
- Dziękuję bardzo za wszystko do tej pory
- Z najszczerszymi podziękowaniami i najgorętszymi życzeniami.
Krok 7. Wpisz swoje imię i podpis
Wpisz swoje imię i nazwisko cztery linie poniżej zamknięcia i umieść podpis między okładką a nazwiskiem.
Część 3 z 3: Złożenie listu rezygnacyjnego
Krok 1. Dostarcz swoją rezygnację bezpośrednio do pracodawcy
Najbardziej profesjonalnym sposobem jest przekazanie szefowi listu rezygnacyjnego za pierwszym razem i osobiście.
- Zwykle musisz umówić się na spotkanie, ale jeśli pracujesz dla małej firmy i masz bliskie relacje z szefem, możesz przyjść do jego biura bez zapowiedzi.
- Zamknij za sobą drzwi, gdy wejdziesz, aby zachować prywatność rozmowy.
- Przedstaw pracodawcy pismo rezygnacyjne i wyjaśnij, kiedy je składasz, co to jest.
- Są szanse, że szef omówi z tobą sytuację. Nawet jeśli list zawiera już odpowiedzi na zadane pytania, odpowiedz na każde pytanie całkowicie.
- Podziękuj, kiedy wyjdziesz z pokoju i uściśniesz dłoń.
Krok 2. Przekaż kopię listu, komu jest potrzebny
Różni się to w zależności od firmy, ale zazwyczaj dział zasobów ludzkich będzie potrzebować kopii, podobnie jak przełożony.
Współpracownicy, mentorzy, członkowie zespołu i klienci powinni zostać osobiście powiadomieni o Twojej rezygnacji. Nie potrzebują uwierzytelnionej kopii twojego listu rezygnacyjnego
Krok 3. Pracuj ciężko do końca
Jeśli zostaniesz poproszony o ukończenie głównych projektów przed wyjazdem, kiedy piszesz list, musisz przestrzegać i ukończyć projekty.
- Nawet jeśli nie umawiasz się na żadne spotkania, nie możesz zwalniać się w ciągu ostatnich dwóch tygodni swojej pracy. Przejście będzie trudne dla wszystkich, a Twoim zadaniem zawodowym jest sprawienie, aby przejście było jak najbardziej płynne dla pracodawcy, z którego odchodzisz.
- Z drugiej strony, jeśli podejrzewasz, że firma traktuje Cię niesprawiedliwie, ponieważ ogłosiłeś swoją rezygnację, nie daj się wykorzystać lub doprowadzić Cię do szaleństwa nieludzką ilością dodatkowej pracy.
