Odmowa prośbie może być trudna, zwłaszcza jeśli osoba składająca prośbę jest twoim szefem. Nawet jeśli starasz się robić wszystko, o co prosi cię szef, są chwile, kiedy nie możesz i musisz odmówić. Pomyśl o swoich powodach i zrozum, co chcesz powiedzieć przed spotkaniem z szefem. Zamiast mówić „nie” wprost, spróbuj wymyślić pozytywne alternatywne sugestie.
Krok
Część 1 z 3: Przygotowywanie odpowiedzi
Krok 1. Napisz listę powodów, dla których nie możesz złożyć prośby
Jeśli Twój szef poprosi Cię o podjęcie dodatkowej pracy lub wykonanie zadania, gdy nie masz czasu lub zadanie wykracza poza zakres Twojego stanowiska, warto wymienić powody, dla których powinieneś odmówić wykonania zadania. Pomyśl o problemie spokojnie i racjonalnie i wymień przyczyny. Te notatki pomogą ci przygotować odpowiedź dla szefa.
- Istnieją proste powody, dla których nie możesz wykonać zadania, takie jak zaangażowanie w opiekę nad dziećmi lub planowanie wakacji.
- Jeśli nie masz pewności, czy zadanie jest dla Ciebie odpowiednie, dokładnie sprawdź opis stanowiska.
- Jeśli masz już duże obciążenie pracą i nie możesz przyjąć innej pracy, musisz dokładnie przemyśleć, jak sobie z tym poradzić.
Krok 2. Przeanalizuj swoje priorytety pracy
Jeśli Twój harmonogram pracy stanowi problem i nie jesteś pewien, czy możesz podjąć się dodatkowych zadań, spróbuj przeanalizować swoje priorytety. Rozważ nowe zadanie z innym i oceń, czy możesz zmienić dotychczasową pracę. Samo powiedzenie „Nie mam czasu” może sprawić, że szef zacznie kwestionować Twoją skuteczność i wydajność, więc jeśli czas jest problemem, musisz pokazać, że potrafisz ustalać priorytety zadań i wykonywać je na czas.
- Zrób listę rzeczy do zrobienia i posortuj ją według priorytetu i terminu.
- Oszacuj, ile czasu zajmie każde zadanie i sprawdź, czy jest szansa, że będziesz w stanie popracować nad nowym.
- Twórz zgrabne i przejrzyste dokumenty, które możesz wykorzystać podczas rozmów z przełożonymi.
- Jest to sposób na „pokazanie” szefowi, że nie możesz zrobić tego, o co cię poproszono, a nie tylko „mówienie”.
Krok 3. Postaw się w sytuacji szefa
Przed rozmową z szefem ważne jest, abyś spróbował postawić się na jego miejscu i zrozumieć jego oraz priorytety firmy. Zrozumienie motywacji szefa pomoże ci sformułować lepszą odpowiedź. Jeśli nie wykonujesz określonego zadania, ponieważ może to znacząco kosztować firmę, potrzebujesz bardzo przekonującego argumentu i alternatywy, aby firma nie straciła przychodów.
- Jeśli chcesz po prostu przełożyć spotkanie z powodu wcześniejszego zobowiązania, zastanów się, jak zmiana terminu wpłynie na twojego szefa.
- Próba postawienia się na jego miejscu pomoże ci przewidzieć, jak zareaguje na ciebie szef.
Krok 4. Pomyśl o języku, którego chcesz użyć
Ważne jest używanie odpowiedniego tonu głosu i języka, aby powiedzieć „nie” bez odmawiania. Pamiętaj, że ważne jest, aby zawsze używać neutralnego języka i unikać zmiany sytuacji. Nie chodzi o ciebie ani twojego szefa, ani o związek, który masz, niezależnie od tego, czy jest to dobry związek, czy zły związek. Zawsze wskaż firmę i jak osiągnąć najlepsze wyniki dla biznesu.
- Powiedz coś neutralnego i obiektywnego, na przykład: „Jeśli wykonam to zadanie, nie będę miał czasu na dokończenie głównego raportu w tym tygodniu”.
- Unikaj subiektywnych i osobistych odpowiedzi. Nie mów „nie dam rady, to dla mnie za dużo pracy”.
Część 2 z 3: Rozmowa z szefem
Krok 1. Znajdź odpowiedni czas dla szefa
Zanim porozmawiasz z szefem, musisz znaleźć dla niego odpowiedni czas. Na pewno nie chcesz go widzieć w stresującym lub zajętym czasie. Możesz mieć dobre pojęcie o tym, jak on pracuje, ale jeśli to możliwe, sprawdź jego rozkład dnia na komputerze. Powinieneś zapytać, czy ma wolny czas, ponieważ chcesz coś przedyskutować, w zależności od kultury i obyczajów w twoim biurze.
- Porozmawiaj na osobności, jeśli Twoja sytuacja w pracy pozwala na rozmowę sam na sam z szefem.
- Zwróć uwagę na presję i styl pracy swojego szefa. Jeśli to ktoś, kto lubi rano być aktywny, spróbuj porozmawiać z nim przed obiadem.
- Jeśli wiesz, że zawsze jest pierwszy, możesz przyjść wcześnie rano, aby się z nim zobaczyć, zanim przybędą inni pracownicy.
Krok 2. Mów wyraźnie i zwięźle
Kiedy rozmawiasz z szefem, ważne jest, aby szybko przekazać swój punkt widzenia i nie unikać kłopotów. Musisz przekazać swój punkt widzenia w jasny i zwięzły sposób. Nie kręć się w kółko, ponieważ twój szef pomyśli, że marnujesz swój czas, a ty stracisz jego współczucie.
- Unikaj mówienia „tak, ale…”, ponieważ szef może po prostu usłyszeć „tak” i pomyśleć, że możesz wykonać swoją pracę, jeśli potrafisz lepiej zarządzać swoim czasem.
- Zamiast używać negatywnych słów, takich jak „ale”, spróbuj użyć bardziej pozytywnych słów.
- Na przykład, zamiast mówić „Wiem, że prosiłeś mnie o zrobienie tego raportu, ale mam dużo innej pracy do wykonania”, spróbuj powiedzieć coś w stylu „Mam pomysł na reorganizację obciążenia pracą nad tym projektem”.
Krok 3. Opisz swój stan
Bardzo ważne jest, aby wyjaśnić przyczyny jasno i skutecznie. Jeśli nie potrafisz przedstawić solidnej argumentacji, twój szef prawdopodobnie nie rozumie, dlaczego nie możesz wykonać swojej pracy. Na przykład, jeśli zostaniesz poproszony o zrobienie czegoś poza twoim opisem stanowiska, powinieneś to wyjaśnić i być przygotowanym na wyjaśnienie swojego opisu stanowiska, jeśli to konieczne. Nie ujawniaj od razu opisu swojej pracy, ale przygotuj się na jej wyjaśnienie.
- Jeśli czas jest problemem, potrzebujesz prawdziwego i niezaprzeczalnego powodu, dla którego nie możesz wykonać danego zadania.
- Ujawnij inną pracę, która jest wykonywana i jest priorytetem. Powiedz coś w stylu: „Mam termin ukończenia mojego wiosennego raportu w przyszłym tygodniu, więc to zadanie może być uciążliwe”.
- Postaraj się podkreślić, że jeśli twój szef przeniesie zadanie komuś innemu, przyniesie to korzyść tej osobie i firmie, podkreślając, że praca, którą wykonujesz, jest ważniejsza.
- Wyjaśnij swoją sytuację jasno i bezpośrednio, ale nigdy w sposób konfrontacyjny lub emocjonalny.
Krok 4. Nie zostawiaj tego zbyt długo
Jeśli od razu dowiesz się, że nie możesz wykonać jakiegoś zadania lub że nie jest ono dla Ciebie, nie czekaj zbyt długo z umówieniem się na rozmowę z szefem. Jeśli na to pozwolisz, trudniej będzie zreorganizować pracę, która wciąż musi być wykonana na czas. Jeśli poczekasz do ostatniej chwili, dotrzymanie terminu jest prawie niemożliwe. Twój szef nie będzie z tobą współczuł.
Część 3 z 3: Oferowanie pozytywnych alternatywnych propozycji
Krok 1. Zaproponuj zmianę swoich priorytetów
Kiedy rozmawiasz z szefem, ważne jest, aby nie mówić wprost „nie”, jeśli możesz tego uniknąć. Zamiast tego spróbuj znaleźć sposoby na zaproponowanie pozytywnych alternatyw, które nie wymagają wykonania zadania, którego nie możesz wykonać. Dobrym sposobem na to jest zaproponowanie szefowi pomocy w zmianie priorytetów. W ten sposób pokażesz szefowi, że chcesz pracować tak wydajnie, jak to tylko możliwe, i stanie się jasne, że obciążenie pracą nie jest stałe.
- Zanotuj swoją wybitną pracę i ile czasu zajęło Ci wykonanie każdego zadania, aby udowodnić, że dobrze je przemyślałeś.
- Poproś szefa, mówiąc „Czy możesz mi pomóc zmienić moje priorytety?” pokaże, że chcesz go zaangażować w zarządzanie swoją pracą.
- To pokaże, że cenisz ich opinię i szukasz pomocy, aby pracować wydajniej.
Krok 2. Poleć kolegę
Innym sposobem na zasugerowanie pozytywnych alternatyw dla zwykłego odmowy jest zarekomendowanie współpracownika, który mógłby podjąć się dodatkowej pracy. W ten sposób pokażesz, że pomyślałeś o zadaniu i kto najlepiej się do tego nadaje. Twój szef będzie pod wrażeniem, że pomyślałeś o nim i potrzebie firmy, aby wykonać zadanie i nie martwić się przepracowaniem.
- Pokazanie, że masz dobry osąd i ustalanie priorytetów potrzeb firmy, ułatwi Twojemu szefowi zaufanie do Twojego osądu następnym razem.
- Pokaże też, że rozumiesz, co się dzieje w biurze i interesuje Cię rozwój swoich współpracowników.
Krok 3. Zaproponuj nowy układ pracy
Jeśli masz dużo pracy do wykonania w ustalonych godzinach, może to być okazja do porozmawiania z szefem o nowych ustaleniach dotyczących pracy. Na przykład, jeśli musisz wykonywać długie dojazdy do pracy, co zmniejsza Twoją produktywność, możesz zasugerować pracę z domu jeden dzień w tygodniu, tym samym skracając czas dojazdu.
- Jeśli uważasz, że bardziej elastyczny model pracy ułatwi ci dostosowanie się do wymagań miejsca pracy, nie bój się o tym mówić.
- Zawsze myśl o kulturze w Twoim miejscu pracy i o tym, czy bardziej elastyczna praca jest realnym pomysłem.
- Przemyśl wszystkie propozycje przed ich przesłaniem. Nie proponuj pomysłów, które nie są do końca jasne.
Ostrzeżenie
- Jeśli twój szef poprosi cię o zrobienie czegoś nielegalnego, masz prawo odmówić. Skontaktuj się z władzami.
- Zachowaj spokój i mów normalnym tonem głosu.
