Kto powiedział, że pisanie wiadomości e-mail to najłatwiejszy sposób komunikacji? W rzeczywistości pisanie e-maili ma również etykę. Innymi słowy, należy oczywiście rozróżnić styl języka w e-mailach skierowanych do kolegów i wykładowców, zwłaszcza że edukacja formalna jest bramą do potencjalnej kariery zawodowej. Dlatego wszystkie interakcje, które w nim zachodzą, muszą być wykonywane profesjonalnie, także podczas wysyłania e-maili. Na przykład e-maile powinny być zawsze wysyłane z akademickim adresem e-mail i zawsze powinny być otwierane z formalnym powitaniem. Traktuj interakcję jak oficjalny list biznesowy. Oznacza to, że przedstaw swój punkt widzenia w jasny, zwięzły i jasny sposób oraz użyj dobrej gramatyki!
Krok
Część 1 z 3: Tworzenie pozytywnego wrażenia
Krok 1. Przeczytaj program kursu, aby znaleźć odpowiedzi na swoje pytania
Zasadniczo odpowiedzi na Twoje pytania znajdują się w materiale dostarczonym przez wykładowcę na początku wykładu. W rezultacie upieranie się przy pytaniu profesora tylko sprawi, że będziesz wyglądać na niepoważnego studenta, a także może irytować wykładowcę, że treść twojego e-maila zabiera cenny czas.
- Program kursu zazwyczaj zawiera informacje dotyczące zadań, terminów przesyłania zadań, zasad obowiązujących w klasie i formatów zadań.
- Jeśli wykładowca udostępnia tylko listę lektur, nie ma nic złego w wysyłaniu e-maila z prośbą o materiał, który nie jest wyjaśniony w sylabusie wykładu.
Krok 2. Użyj swojego akademickiego adresu e-mail
Są szanse, że Twój profesor będzie otrzymywał dziesiątki do kilkudziesięciu e-maili każdego dnia. Dlatego powinieneś używać akademickiego adresu e-mail, aby wiadomości e-mail nie trafiały automatycznie do skrzynki ze spamem. Ponadto wysłanie wiadomości e-mail z akademickim adresem e-mail będzie wyglądało znacznie bardziej profesjonalnie i pomoże wykładowcom jednoznacznie zidentyfikować imię i nazwisko nadawcy, zwłaszcza że akademickie adresy e-mail zazwyczaj zawierają pełne imię i nazwisko studenta.
Krok 3. Dołącz reprezentatywny temat
Innymi słowy, upewnij się, że treść Twojego e-maila jest znana wykładowcy, nawet jeśli tylko czyta temat. Znajomość intencji Twojego e-maila od samego początku pomoże Twojemu wykładowcy zarezerwować odpowiedni czas na przeczytanie go i udzielenie odpowiedzi. Dlatego zawsze podawaj jasny i zwięzły temat e-maila!
Na przykład możesz napisać „Pytania dotyczące ostatnich zadań” lub „Końcowe eseje”
Krok 4. Rozpocznij e-mail, podając nazwisko i tytuł wykładowcy
Bez względu na to, jak ważne są Twoje życzenia, zawsze zaczynaj e-mail od formalnego powitania, tak jak robisz to, gdy piszesz podobny formalny list. Na przykład zacznij e-mail, pisząc „Kochanie. Dr. Jones”, po którym następuje przecinek. Nie zapomnij użyć pseudonimu pasującego do preferencji wykładowcy, ok!
- Jeśli nie jesteś pewien, czy dany wykładowca uzyskał stopień doktora, po prostu zwracaj się do niego „pan Jones”.
- Jeśli oboje macie częste kontakty osobiste, nie ma nic złego w używaniu bardziej swobodnych powitań, takich jak „Cześć, Sir/Dr. Jonesa.
Część 2 z 3: Tworzenie treści wiadomości e-mail
Krok 1. Jasno zidentyfikuj się
Ponieważ dany wykładowca nie tylko Cię uczy, prawdopodobnie należy mu przypomnieć o Twojej tożsamości. Dlatego zawsze rozpoczynaj e-mail od podania swojego imienia i nazwiska, a także nazwy kursu, który Cię zgromadził oraz godzin wykładów, np. „Popołudniowe zajęcia marketingowe”.
Krok 2. Skoncentruj się na swoim punkcie
Pamiętaj, wykładowcy to bardzo zajęci ludzie. Dlatego upewnij się, że treść Twojego e-maila nie jest zawiła, aby nie zajmować zbyt wiele czasu na nieważne rzeczy. Przedstaw swój punkt widzenia w zwięzły, prosty i jasny sposób, unikając nieistotnych lub nieistotnych szczegółów.
Na przykład, jeśli masz pytanie dotyczące zadania, powiedz wyraźnie: „Chciałbym cię o coś zapytać w związku z zadaniem, które zleciłeś w zeszły czwartek. Zadanie faktycznie musi być wykonane w grupach lub indywidualnie, prawda, proszę pana?
Krok 3. Napisz pełnymi zdaniami
Pamiętaj, że te e-maile nie są przesyłane na Facebooku ani wiadomościami tekstowymi do twoich rówieśników! Oznacza to, że zawsze używaj pełnych i formalnych zdań, aby pokazać swój profesjonalizm.
- Na przykład nie pisz: „Materiał na ostatnich zajęciach był naprawdę fajny, proszę pana/pani!”
- Zamiast tego spróbuj napisać: „Dziękuję za ostatni materiał, którego uczyłeś, a który oświecił moje zrozumienie”.
Krok 4. Użyj odpowiedniego tonu wiadomości e-mail
Kontaktując się z nauczycielem po raz pierwszy, pamiętaj o używaniu profesjonalnego tonu i gramatyki. Oznacza to, że nie używaj emotikonów pod żadnym pozorem! Jeśli kilkakrotnie wysyłałeś wiadomość do wykładowcy, powinieneś również napisać swój e-mail bardziej swobodnym tonem, zwłaszcza jeśli wykładowca jest pierwszym, który działa nieformalnie (np. wysyła Ci emotikony).
Krok 5. Przedstaw grzecznie swoją prośbę
W rzeczywistości sporo studentów lubi stawiać swoim wykładowcom wymagania. Nie rób tego, bo nic ci to nie pomoże! Zamiast tego przedstaw swoje intencje w formie prośby, na którą twój profesor może się zgodzić lub nie.
Na przykład, jeśli chcesz poprosić o przedłużenie czasu na przesyłanie zadań, nie pisz: „Moja babcia niedawno zmarła, więc proszę przedłuż termin przesyłania zadań, dobrze?” Zamiast tego napisz bardziej grzeczne zdanie, takie jak, „Przepraszam, proszę pana/pani, ten tydzień był dla mnie bardzo trudny, ponieważ moja babcia właśnie zmarła
Krok 6. Użyj poprawnej interpunkcji
Jeśli e-mail jest skierowany do rówieśników, oczywiście odbiorca e-maila nie będzie miał problemu z nieprawidłowym umieszczeniem kropki lub przecinka. Jeśli jednak e-mail jest przeznaczony dla nauczyciela, upewnij się, że każdy znak interpunkcyjny jest umieszczony we właściwym miejscu.
Krok 7. Napisz każde słowo z poprawną pisownią
Pomimo powszechnego używania języka tekstowego w Internecie, nigdy nie używaj go w profesjonalnej wiadomości e-mail! Innymi słowy, napisz każde słowo w pełnej formie, np. „Mr” zamiast „Mr”. Użyj poprawnej pisowni, aby Twoje e-maile wyglądały bardziej profesjonalnie!
Nie zapomnij sprawdzić poprawności treści wiadomości e-mail za pomocą aplikacji lub programu komputerowego do sprawdzania pisowni
Krok 8. Umieść poprawnie wielkie litery
W szczególności słowa wymienione na początku zdania muszą być pisane wielkimi literami, podobnie jak niektóre rodzaje rzeczowników (takie jak pseudonimy). Nie traktuj e-maili jak rozmów tekstowych i upewnij się, że zawsze poprawnie pisujesz wielkie litery.
Część 3 z 3: Zakończenie wiadomości e-mail
Krok 1. Podaj działania, które Twój nauczyciel musi podjąć
Innymi słowy, upewnij się, że Twoje życzenie lub prośba jest wyraźnie podane na końcu e-maila. Na przykład, jeśli chcesz otrzymać od niego odpowiedź, nie zapomnij o tym powiedzieć. Jeśli czujesz potrzebę spotkania się z nim, również przekaż ten cel.
Krok 2. Przeczytaj ponownie gramatykę zastosowaną w e-mailu
Zeskanuj wiadomość e-mail, aby upewnić się, że nie popełniono błędów gramatycznych. Często ten proces pomaga wykryć jeden lub dwa drobne błędy, które należy naprawić.
Krok 3. Ponownie przeczytaj e-mail z perspektywy nauczyciela
Upewnij się, że Twój e-mail nie brzmi, jakbyś czegoś żądał. Upewnij się również, że twoje intencje są przekazywane w sposób prosty, jasny i nie zabarwiony mniej ważnymi danymi osobowymi. Takie zachowanie jest nie tylko nieskuteczne, ale także nieprofesjonalne.
Krok 4. Zakończ wiadomość e-mailem formalnym powitaniem na zakończenie
Podobnie jak w przypadku rozpoczynania wiadomości e-mail od profesjonalnego powitania, zrób to samo, aby zakończyć wiadomość. Na przykład użyj formalnego powitania końcowego, takiego jak „Z poważaniem” lub „Pozdrowienia”, po którym następuje przecinek i kończy się pełnym imieniem i nazwiskiem.
Krok 5. Wyślij ponownie e-mail po tygodniu
Po wysłaniu e-maila nie terroryzuj swojego profesora w celu uzyskania odpowiedzi. Jeśli jednak na Twój e-mail nie otrzymałeś odpowiedzi przez tydzień lub dłużej, dobrym pomysłem jest odesłanie tego samego e-maila, na wypadek gdyby nie zauważył pierwszego e-maila.
Krok 6. Odpowiedz na otrzymaną odpowiedź e-mail
Po otrzymaniu odpowiedzi e-mail od danego wykładowcy, nie zapomnij odpowiedzieć, aby pokazać, że otrzymałeś e-mail prawidłowo. Na przykład możesz po prostu wysłać krótką notatkę z podziękowaniem lub, jeśli to konieczne, wysłać dłuższą odpowiedź z tymi samymi zasadami pisania, aby brzmiała profesjonalnie. Jeśli Twój problem lub pytanie nie zostało udzielone przez e-mail, spróbuj poprosić go o osobiste spotkanie.
- Na przykład możesz napisać: „Dziękuję za odpowiedź, proszę pana/pani. Do zobaczenia w klasie."
- Jeśli poczujesz potrzebę późniejszego spotkania z wykładowcą, spróbuj napisać: „Naprawdę doceniam twoje poglądy w tej sprawie. Jeśli chcesz, czy mogę spotkać się bezpośrednio z Tobą, aby omówić to bardziej szczegółowo?”
