Stwierdzenie problemu to krótki tekst, który zwykle znajduje się na początku raportu lub propozycji w celu wyjaśnienia problemu lub wydania dokumentu, który omawia czytelnik. Ogólnie rzecz biorąc, opis problemu nakreśli podstawowe fakty problemu, wyjaśni, dlaczego problem jest ważny i określi rozwiązanie tak szybko i bezpośrednio, jak to możliwe. Sformułowania problemów są często używane w świecie biznesu do celów planowania, ale mogą być również wykorzystywane w sytuacjach akademickich jako część stylizowanego raportu, takiego jak raport pisemny lub projekt. Zobacz krok 1 poniżej, aby rozpocząć pisanie własnego sformułowania problemu!
Krok
Metoda 1 z 2: Pisanie własnego opisu problemu
Krok 1. Opisz stan „idealny”
Istnieje wiele różnych sposobów na napisanie opisu problemu - niektóre źródła zalecają przejście od razu do samego problemu, podczas gdy inne zalecają podanie najpierw kontekstu tła, aby czytelnik mógł łatwiej zrozumieć problem (i rozwiązanie). Jeśli naprawdę nie wiesz, jak zacząć, wybierz drugą opcję. Chociaż zwięzłość jest czymś, do czego powinno dążyć każde praktyczne pisanie, dobre zrozumienie jest jeszcze ważniejsze. Zacznij od wyjaśnienia, jak wszystko powinno działać. Zanim wspomnisz o swoim problemie, wyjaśnij w kilku zdaniach, jak potoczyłyby się sprawy, gdyby nie było problemów.
Załóżmy na przykład, że pracujemy dla dużej linii lotniczej i przekonaliśmy się, że sposób, w jaki pasażerowie wsiadają do naszych samolotów, jest nieefektywny przy wykorzystaniu czasu i zasobów. W tym przypadku możemy rozpocząć nasze formułowanie problemu od opisania idealnej sytuacji, w której system wchodzenia na pokład jest nieefektywny, co linia lotnicza powinna osiągnąć, na przykład: „Protokół wchodzenia na pokład używany przez ABC Airlines powinien dążyć do przyjęcia na pokład każdego pasażera tego lotu. szybko i sprawnie, aby samolot mógł wystartować tak szybko, jak to możliwe. Proces wchodzenia na pokład musi być zoptymalizowany pod kątem oszczędności czasu, ale musi być również na tyle prosty, aby wszyscy pasażerowie mogli go łatwo zrozumieć”
Krok 2. Opisz swój problem
Według słów wynalazcy, Charlesa Ketteringa, „Dobrze sformułowany problem to problem rozwiązany w połowie”. Jednym z najważniejszych (jeśli nie najważniejszym) celów opisu problemu jest wyartykułowanie problemu skierowanego do czytelnika w sposób jasny, prosty i łatwy do zrozumienia. Krótko podsumuj problem, który chcesz rozwiązać - to dociera do sedna problemu i umieszcza najważniejsze informacje w opisie problemu u góry, gdzie są najbardziej widoczne. Jeśli właśnie określiłeś „idealny” stan, jak zasugerowano powyżej, możesz zacząć zdanie od zdania takiego jak „Jednakże…” lub „Niestety…”, aby pokazać, że zidentyfikowany problem jest co sprawia, że idealna wizja nie staje się rzeczywistością.
Załóżmy, że uważamy, że opracowaliśmy szybszy i bardziej wydajny system przyjmowania pasażerów na pokład naszych samolotów niż typowy system siedzeń „od tyłu do przodu”. W tym przypadku możemy kontynuować kilka zdań, takich jak: „Jednak obecny system wchodzenia na pokład w ABC Airlines jest nieefektywnym wykorzystaniem czasu i zasobów firmy. Marnując godziny pracowników, obecne protokoły pokładowe sprawiają, że firma jest mniej konkurencyjna, a przez przyczyniając się do powolnego procesu wejścia na pokład, pogarsza to wizerunek marki.”
Krok 3. Opisz finansowe koszty swojego problemu
Jak tylko podasz swój problem, będziesz chciał wyjaśnić, dlaczego jest to wielka sprawa – w końcu nikt nie ma czasu ani zasobów, aby spróbować rozwiązać każdy mały problem. W świecie biznesu pieniądze prawie zawsze są najważniejszą kwestią, dlatego warto spróbować podkreślić finansowy wpływ swoich problemów na firmę lub organizację, do której się kierujesz. Na przykład, czy omawiane przez Ciebie problemy uniemożliwiają Twojej firmie zarabianie większych pieniędzy? Czy aktywnie wyczerpuje pieniądze Twojej firmy? Czy szkodzi to wizerunkowi Twojej marki, a tym samym pośrednio wyczerpuje pieniądze Twojej firmy? Precyzyjnie i konkretnie określ obciążenie finansowe swojego problemu - spróbuj określić dokładną kwotę (lub dobrze uwzględniony) koszt Twojego problemu.
W naszym przykładzie z liniami lotniczymi moglibyśmy dalej wyjaśnić koszty finansowe takiego problemu: „Nieefektywność systemu przyjmowania na pokład jest obecnie znacznym obciążeniem finansowym dla firmy. Obecny system przyjmowania na pokład marnuje średnio około czterech minut na sesję, w wyniku której traci się łącznie 20 roboczogodzin dziennie podczas każdego lotu ABC. To strata około 400 USD dziennie lub 146000 USD rocznie”
Krok 4. Uwzględnij swój wyciąg
Bez względu na to, ile pieniędzy żądasz, drenuje Twój problem przeciwko Twojej firmie, jeśli nie możesz uzasadnić swojego roszczenia solidnymi dowodami, możesz nie być traktowany poważnie. Gdy tylko zaczniesz wysuwać konkretne twierdzenia o tym, jak poważny jest twój problem, powinieneś zacząć wspierać swoje oświadczenie dowodami. W niektórych przypadkach może to pochodzić z twoich własnych badań, z danych z powiązanych badań lub projektów, a nawet z renomowanych źródeł zewnętrznych.
- W niektórych sytuacjach korporacyjnych i akademickich konieczne może być wyraźne odniesienie się do dowodów w tekście opisu problemu, podczas gdy w innych sytuacjach wystarczy po prostu użyć przypisów lub innych skrótów w swoich cytatach. Jeśli nie masz pewności, poproś o radę swojego szefa lub profesora.
- Przyjrzyjmy się ponownie zdaniu, którego użyliśmy w poprzednim kroku. Opisują koszty problemu, ale nie wyjaśniają, w jaki sposób te koszty zostały odkryte. Bardziej szczegółowe wyjaśnienie może obejmować: „… Na podstawie wewnętrznych danych śledzenia wydajności, [1] Obecny system wprowadzania na pokład marnuje średnio około czterech minut na sesję wejścia na pokład, co daje łącznie 20 godzin zmarnowanej pracy dziennie podczas każdego lotu ABC. Personel terminalu otrzymuje wynagrodzenie średnio 20 USD za godzinę, więc jest to strata około 400 USD dziennie lub 146000 USD rocznie”. Zwróć uwagę na przypis – w rzeczywistym opisie problemu odpowiadałoby to odnośnikowi lub załączniku zawierającym podane dane.
Krok 5. Zaproponuj rozwiązanie
Po wyjaśnieniu, na czym polega problem i dlaczego jest tak ważny, przejdź do wyjaśnienia, w jaki sposób zamierzasz się nim zająć. Podobnie jak w przypadku oryginalnego stwierdzenia problemu, wyjaśnienie rozwiązania powinno być napisane tak, aby było jak najbardziej jasne i zwięzłe. Trzymaj się dużych, ważnych, konkretnych koncepcji, a drobne szczegóły zostaw na później - będziesz mieć mnóstwo okazji, aby zagłębić się w każdy najmniejszy aspekt proponowanego rozwiązania w treści swojej propozycji.
W naszym przykładzie z liniami lotniczymi naszym rozwiązaniem problemu nieefektywnych praktyk wejścia na pokład jest ten nowy system, który wymyśliliśmy, więc powinniśmy krótko opisać zarys tego nowego systemu bez wchodzenia w szczegóły. Możemy powiedzieć coś w stylu: „Korzystając ze zmodyfikowanego systemu wchodzenia na pokład, zaproponowanego przez dr Edwarda Right z Kowlard Business Efficiency Institute, który pozwala pasażerom wsiadać do samolotu z boku zamiast z tyłu do przodu, linie ABC Airlines mogą wyeliminować cztery zmarnowane minuty”. Wtedy moglibyśmy kontynuować, wyjaśnić podstawową istotę nowego systemu, ale nie użyjemy do tego więcej niż jednego lub dwóch zdań, ponieważ „mięso” naszej analizy będzie zawarte w treści wniosku
Krok 6. Wyjaśnij korzyści płynące z rozwiązania
Ponownie, teraz, gdy powiedziałeś swoim czytelnikom, co zrobić z tym problemem, bardzo dobrym pomysłem jest wyjaśnienie, dlaczego to rozwiązanie jest dobrym pomysłem. Ponieważ firmy zawsze starają się zwiększyć wydajność i zarobić więcej pieniędzy, będziesz chciał skupić się przede wszystkim na skutkach finansowych Twojego rozwiązania – które koszty zostaną zmniejszone, jakie nowe formy przychodu zostaną wygenerowane i tak dalej. Możesz także opisać korzyści niematerialne, takie jak wzrost satysfakcji klienta, ale pełne wyjaśnienie nie powinno być dłuższe niż kilka zdań w akapicie.
W naszym przykładzie możemy pokrótce opisać, w jaki sposób nasza firma może czerpać zyski z pieniędzy zaoszczędzonych przez nasze rozwiązanie. Kilka takich zdań może zadziałać: „ABC Airlines mogą odnieść znaczne korzyści z wdrożenia tego nowego programu wejścia na pokład. Na przykład szacowane roczne oszczędności w wysokości 146 000 USD mogą zostać przeznaczone na nowe źródło przychodów, takie jak rozszerzenie oferty lotów na rynki o wysokim popycie Ponadto, będąc pierwszą indonezyjską linią lotniczą, która zastosowała to rozwiązanie, ABC może zyskać znaczące uznanie jako wyznacznik trendów w branży w obszarach wartości i wygody”
Krok 7. Zakończ, podsumowując problem i rozwiązanie
Gdy przedstawisz idealną wizję swojej firmy, zidentyfikujesz problemy, które uniemożliwiają Ci osiągnięcie tego ideału i zasugerujesz rozwiązania, prawie gotowe. Wszystko, co pozostało do zrobienia, to podsumowanie głównych argumentów, które pozwolą Ci łatwo przejść do głównej części Twojej propozycji. Nie ma potrzeby wyciągania tego wniosku bardziej, niż jest to konieczne - spróbuj przedstawić w kilku zdaniach podstawowe informacje o tym, co zostało opisane w opisie problemu oraz podejście, które zamierzasz przyjąć w treści artykułu.
W naszym przykładzie z liniami lotniczymi możemy stwierdzić coś takiego: „Optymalizacja obecnych protokołów wejścia na pokład lub przyjęcie nowych i bardziej efektywnych protokołów ma kluczowe znaczenie dla ciągłej konkurencyjności firmy. W tej propozycji alternatywne protokoły wejścia na pokład opracowane przez dr Right są analizowane pod kątem wykonalności i sugerowane są kroki w celu skutecznego wdrożenia." Podsumowuje główne punkty sformułowania problemu – że obecna procedura wejścia na pokład nie jest tak dobra, a nowa jest lepsza – i mówi czytelnikom, co robić dalej, jeśli będą kontynuować czytanie
Krok 8. W przypadku pracy naukowej nie zapomnij o oświadczeniu o pracy dyplomowej
Jeśli musisz napisać opis problemu dla szkoły/uczelni, a nie dla pracy, proces będzie w dużej mierze taki sam, ale mogą być dodatkowe rzeczy, które będziesz musiał wziąć pod uwagę, aby zapewnić dobre oceny. Na przykład wiele zajęć z pisania naukowego poprosi Cię o dołączenie oświadczenia pracy dyplomowej do opisu problemu. Stwierdzenie tezy (czasami nazywane po prostu „tezą”) to pojedyncze zdanie, które podsumowuje całą twoją argumentację, aż do jej istoty. Dobre oświadczenie o pracy dyplomowej identyfikuje zarówno problem, jak i rozwiązanie tak zwięźle i wyraźnie, jak to możliwe.
- Załóżmy na przykład, że piszemy artykuł na temat akademickiej fabryki esejów - firmy, która sprzedaje gotowe i/lub wykonane na zamówienie prace, które studenci mogą kupić i przesłać jako własne prace. Jako stwierdzenie naszej tezy moglibyśmy użyć tego zdania, które uznaje problem i rozwiązanie, które zaproponujemy: „Praktykę kupowania esejów akademickich, która zakłóca proces uczenia się i przynosi korzyści studentom zamożnym, można przezwyciężyć, zapewniając wykładowcom potężne narzędzia do analizy cyfrowej…”
- Niektóre zajęcia wyraźnie wymagają umieszczenia zdania pracy dyplomowej w określonym miejscu w opisie problemu (na przykład jako pierwsze lub ostatnie zdanie). W przeciwnym razie będziesz miał większą swobodę - skonsultuj się z profesorem, jeśli nie jesteś pewien.
Krok 9. Wykonaj ten sam proces dla problemu koncepcyjnego
Nie wszystkie zgłoszenia problemów będą dokumentami odnoszącymi się do praktycznych i rzeczywistych problemów. Niektórzy, zwłaszcza w środowisku akademickim (a zwłaszcza humanistycznym), zmierzą się z problemami pojęciowymi - problemami, które dotyczą tego, jak myślimy o abstrakcyjnych ideach. W takim przypadku nadal możesz użyć tych samych podstawowych ram formułowania problemu, aby przedstawić dany problem (jednocześnie wyraźnie odchodząc od ukierunkowania biznesowego). Innymi słowy, będziesz chciał zidentyfikować problemy (często w problemach koncepcyjnych przybiera to formę, że niektóre pomysły nie są dobrze rozumiane), wyjaśnić, dlaczego są problematyczne, wyjaśnić, jak planujesz je rozwiązać i podsumować wszystkie to w podsumowaniu.
Załóżmy na przykład, że poproszono nas o napisanie opisu problemu do raportu na temat znaczenia symboliki religijnej w „Braciach Karamazow” Fiodora Dostojewskiego. W tym przypadku nasze sformułowanie problemu powinno zidentyfikować pewne aspekty, które nie są dobrze rozumiane w symbolice religijnej powieści, wyjaśnić, dlaczego jest to ważne (na przykład moglibyśmy powiedzieć, że lepsze zrozumienie symboliki religijnej w powieści może wyciągnąć nowe spostrzeżenia z (książka)) i przedstaw nasz plan, aby wesprzeć naszą argumentację
Metoda 2 z 2: Dopracowanie formułowania problemu
Krok 1. Podsumuj
Jeśli jest jedna rzecz, o której należy pamiętać podczas pisania raportu o problemie, to właśnie to. Raport o problemie nie powinien być dłuższy niż jest to konieczne do spełnienia swojej funkcji przedstawienia problemu i jego rozwiązania czytelnikowi. Nie marnuj słów. Wszelkie zdania, które nie przyczyniają się bezpośrednio do celu tego opisu problemu, należy usunąć. Używaj jasnego i bezpośredniego języka. Nie ugrzęźnij w drobnych szczegółach - opis problemu powinien dotyczyć tylko istoty problemu i rozwiązania. Ogólnie rzecz biorąc, opis problemu powinien być jak najkrótszy, bez narażania jego informacyjnego charakteru.
Stwierdzenie problemu nie jest miejscem na dodawanie własnych osobistych komentarzy lub „smaków”, ponieważ sprawia to, że stwierdzenie problemu jest jeszcze dłuższe bez żadnego praktycznego celu. Możesz, ale nie musisz, być bardziej gadatliwym w treści dokumentu, w zależności od powagi tematu i czytelników
Krok 2. Napisz dla swoich czytelników
Składając problem, należy pamiętać, że piszesz dla kogoś innego, a nie dla siebie. Różni czytelnicy będą mieli różną wiedzę, mają różne powody do czytania i mają różne podejście do twojego problemu, więc staraj się pamiętać o grupie docelowej podczas pisania. Chcesz, aby opis problemu był jasny i łatwy do zrozumienia dla czytelników, co oznacza, że może być konieczne dostosowanie tonu, stylu i dykcji od jednego typu czytelnika do drugiego. Podczas pisania postaraj się zadać sobie pytania takie jak:
- "Dla kogo konkretnie piszę?"
- „Dlaczego mam do czynienia z takim czytelnikiem?”
- „Czy ten czytelnik zna wszystkie terminy i pojęcia tak dobrze jak ja?”
- „Czy ten czytelnik ma w tej sprawie takie samo nastawienie jak ja?”
- „Dlaczego moi czytelnicy przejmują się tym problemem?”
Krok 3. Nie używaj terminów bez ich zdefiniowania
Jak wspomniano powyżej, opis problemu powinien być napisany w taki sposób, aby czytelnicy mogli go w pełni zrozumieć. Oznacza to, że o ile nie piszesz dla czytelnika technicznego, który może być obeznany z terminologią z dziedziny, o której piszesz, będziesz chciał unikać zbyt intensywnego używania terminów technicznych i upewnić się, że definiujesz wszelkie używane przez siebie terminy. Nie zakładaj, że Twoi czytelnicy automatycznie posiadają całą wiedzę techniczną, którą posiadasz; ryzykujesz zrazienie ich i utratę czytelników, gdy tylko natkną się na nieznane im terminy i informacje.
Na przykład, gdybyśmy pisali dla rady złożonej z wysoko wykształconych lekarzy, można by założyć, że wiedzieliby, co oznacza termin „śródręcze”. Jeśli jednak piszemy do czytelników składających się zarówno z lekarzy, jak i zamożnych inwestorów szpitalnych, którzy mogą lub nie mają wykształcenia medycznego, dobrym pomysłem jest wprowadzenie słowa „śródręcza” i jego definicji – kości między pierwszymi dwoma stawami palec
Krok 4. Zachowaj wąski zakres, zdefiniowany problem
Najlepsze raporty o problemach nie są obszerne i wyczerpujące. Zamiast tego skup się na jednej rzeczy i łatwo identyfikuj problemy i rozwiązania. Ogólnie rzecz biorąc, wąskie, dobrze zdefiniowane tematy są łatwiejsze do napisania w sposób przekonujący niż obszerne i niejasne, więc zawsze, gdy to możliwe, staraj się, aby zakres opisu problemu (a tym samym treść dokumentu) był dobrze skoncentrowany. Jeśli dzięki temu opis problemu (lub treść dokumentu) jest krótki, jest to zwykle dobra rzecz (z wyjątkiem sytuacji akademickich, w których masz minimalny limit stron dla swojego zadania).
- Dobrą praktyczną zasadą jest zgłaszanie tylko problemów, które bez wątpienia można rozwiązać. Jeśli nie masz pewności co do ostatecznego rozwiązania, które rozwiąże cały Twój problem, możesz zawęzić zakres projektu i zmienić sformułowanie problemu, aby odzwierciedlić to nowe ukierunkowanie.
- Aby utrzymać pod kontrolą zakres opisu problemu, pomocne może być czekanie do czasu uzupełnienia treści dokumentu lub nowej propozycji napisania opisu problemu. W tym przypadku, kiedy piszemy nasze oświadczenie o problemie, możemy użyć własnego dokumentu jako przewodnika, abyśmy nie musieli zgadywać, jakie dziedziny możemy omówić podczas pisania.
Krok 5. Zapamiętaj „pięć Ws”
Stwierdzenie problemu powinno zawierać jak najwięcej informacji w jak najmniejszej liczbie słów, ale nie powinno zagłębiać się w drobne szczegóły. Jeśli kiedykolwiek masz wątpliwości, co umieścić w opisie problemu, dobrym pomysłem jest próba odpowiedzi na pięć W (kto/kto, co/co, gdzie/gdzie, kiedy/kiedy i dlaczego/dlaczego), plus jak / jak. Zajęcie się pięcioma W zapewnia czytelnikom dobry podstawowy poziom wiedzy, aby zrozumieć problemy i rozwiązania bez zagłębiania się w niepotrzebne poziomy szczegółowości.
Na przykład, jeśli piszesz problematykę proponującą budowę nowego budynku dla lokalnej rady miejskiej, możesz zwrócić się do pięciu W, wyjaśniając, kto skorzysta na rozwoju, co będzie potrzebne do budowy, gdzie budowa powinno być, kiedy należy rozpocząć budowę i dlaczego rozwój był ostatecznie genialnym pomysłem dla miasta
Krok 6. Używaj języka formalnego
Sformułowania problemów są prawie zawsze używane w przypadku poważnych propozycji i projektów. Z tego powodu w opisie problemu będziesz chciał użyć dostojnego i formalnego stylu pisania (podobnego do stylu, którego spodziewasz się użyć w treści dokumentu). Upewnij się, że Twoje pismo jest jasne, proste i bezpośrednie. Nie próbuj zjednać sobie czytelników, używając przyjaznego lub zrelaksowanego tonu w swoim opisie problemu. Nie używaj humoru ani żartów. Nie zamieszczaj niczego innego ani anegdot, które nie są ważne. Nie używaj slangu ani języka potocznego. Dobre zgłoszenie problemu wie, że jest praca do wykonania i nie marnuje czasu ani atramentu na niepotrzebne treści.
Najbliżej tego, co zwykle można zrobić, aby włączyć treści czysto „rozrywkowe”, jest pisanie akademickie w humanistyce. Tutaj czasami można napotkać zgłoszenia problemów, które zaczynają się od cytatu lub epigrafu. Jednak również w tym przypadku cytat dotyczy danej kwestii, a reszta opisu problemu jest napisana formalnym tonem
Krok 7. Zawsze poprawiaj błędy
To pozycja obowiązkowa dla wszystkich poważnych form pisania - nie ma w historii pierwszego szkicu, który nie mógłby skorzystać z uważnego oka i dobrego korektora. Po wypełnieniu opisu problemu przeczytaj go szybko. Czy „fabuła” wydaje się poprawna? Czy spójnie prezentuje swoje idee? Czy wydaje się logicznie zorganizowany? Jeśli nie, wprowadź te zmiany teraz. Kiedy w końcu będziesz zadowolony ze struktury opisu problemu, sprawdź, czy nie ma błędów ortograficznych, gramatycznych i formatowania.
