System przechowywania plików jest jednym z ważnych aspektów zarządzania zgrabną administracją biurową. Określ najlepszą konfigurację systemu przechowywania plików, aby każdy, kto ma uprawnienia dostępu do dokumentu, niezależnie od tego, czy jest to ktoś inny, czy Ty, mógł łatwo znaleźć potrzebny dokument. Niewłaściwy system utrudnia obsługę dokumentów, ponieważ często są one schowane lub zagubione, przez co stół roboczy jest pełen stosów plików.
Krok
Krok 1. Określ system przechowywania plików, który chcesz zastosować
Bez względu na to, który system wybierzesz, upewnij się, że wiesz, gdzie zapisać każdy dokument, na przykład odpowiednio ułożony:
- Alfabet. Ten system najlepiej jest stosować, gdy przechowywanie plików odbywa się przez klienta, pacjenta lub nazwę klienta.
- Temat lub kategoria. Ogólnie rzecz biorąc, system przechowywania plików zorganizowany według tematu lub kategorii jest bardzo przydatny, jeśli jest właściwie zarządzany, ale może być bardzo mylący, jeśli dokumenty nie są uporządkowane.
- Numer lub chronologicznie. Ta opcja jest najlepsza, jeśli dokument ma numer seryjny lub datę, na przykład fakturę zakupu lub pokwitowanie płatności.
Krok 2. Ustaw wiszący folder w szufladzie plików
Wiszącej teczki nie trzeba wyjmować z szuflady, ponieważ służy ona jako miejsce do umieszczenia teczki tekturowej Manila. Ten folder zostanie dołączony do wiszącego folderu i odzyskany w razie potrzeby.
Krok 3. Posortuj dokumenty w stosy według kategorii
Gdy stos dokumentów osiągnie 3-4 cm, podziel je na podkategorie. Można połączyć wiele stosów cienkich dokumentów, a następnie zdefiniować nową nazwę kategorii. Wybierz nazwę, która ułatwi sortowanie dokumentów.
Krok 4. Umieść każdy stos w kartonowym teczce z manili i wyraźnie go oznacz
Aby uzyskać ładniejszy wygląd, użyj folderu, który zapewnia miejsce do pisania etykiet pośrodku, zamiast w kolejce.
Krok 5. Przechowuj kartonowy folder manila w wiszącym folderze
Możesz użyć zwykłego wiszącego teczki do przechowywania cienkich stosów dokumentów. Natomiast do przechowywania grubych stosów dokumentów lub takich, które są podzielone na podkategorie, użyj wiszącej teczki z kwadratowym dnem. W takim przypadku pliki można sortować według potrzeb, ale najczęściej stosowana kolejność jest alfabetyczna.
Krok 6. Oznacz wiszący folder zgodnie z etykietą wymienioną na tekturowym folderze manila
Umieść plastikową etykietę po lewej stronie teczki, chyba że musisz włożyć teczkę do szafki na dokumenty w pozycji pionowej, tak aby teczki były ułożone w kolejności od lewej do prawej, a nie od przodu do tyłu. W takim przypadku umieść plastikową etykietę po prawej stronie.
Krok 7. Przygotuj wiszące teczki i zapasowe teczki kartonowe z manili, aby móc dodać teczki, jeśli istnieją dokumenty, których nie można pogrupować w teczki z etykietami
Nie ładuj zbyt wielu lub zbyt mało dokumentów do folderu. Zastanów się, czy musisz zmienić etykiety folderów i ponownie posortować, ponieważ dokumenty muszą być pogrupowane w nowe kategorie.
Krok 8. Pod koniec roku wyjmij wszystkie teczki z szafki na akta, oznacz nowe teczki kartonowe manila zgodnie z kategorią, a następnie umieść je z powrotem w wiszących teczkach
Sprawdź wszystkie pliki, aby zobaczyć, czy istnieją dokumenty, które należy połączyć w już dostępnych folderach, a następnie zapisz inne dokumenty jako archiwa.
Porady
Jeśli chcesz zrobić kolorowe etykiety, wydrukuj je na komputerze lub skorzystaj z innej metody, aby uatrakcyjnić folder. Jednak gdy musisz wprowadzić zmiany, takie jak dodanie nowego folderu, możesz czuć się zdezorientowany, ponieważ trudno jest wybrać kolory lub musisz je ręcznie oznaczyć. Więc użyj prostej metody
Ostrzeżenie
- Nie twórz różnych kategorii dla dokumentów, których nie można pogrupować w niektóre kategorie, ponieważ ta metoda powoduje, że dokumenty nadal się piętrzą.
- Po ustaleniu systemu przechowywania plików wyrób sobie nawyk regularnego zarządzania dokumentami. Wygospodaruj czas na codzienne zapisywanie plików na swoim biurku. Nie daj się skusić na wkładanie dokumentów do dużego kosza, ponieważ kosz szybko się zapełni i stanie się nową stertą akt.
