Proces biznesowy to system, który firma wykorzystuje do realizacji swoich celów. Proces ten można również interpretować jako kroki podejmowane w celu wygenerowania wartości dla klientów. Menedżerowie analizują procesy biznesowe, aby ocenić, jak dobrze działają. Menedżer w pierwszej kolejności analizuje aktualnie uruchomione procesy. Następnie kierownictwo może określić zmiany w celu usprawnienia istniejących procesów. Usprawnienia procesów mogą pomóc firmom zaoszczędzić czas, obniżyć koszty lub stworzyć produkty bardziej odpowiednie dla klientów.
Krok
Część 1 z 2: Określanie sposobu tworzenia procesów biznesowych
Krok 1. Zdefiniuj procesy biznesowe
Procesy biznesowe odnoszą się do czynności, które pracownicy wykonują na co dzień, aby osiągnąć cele organizacyjne. Proces ten odzwierciedla działania firmy zmierzające do osiągnięcia określonych celów. Proces biznesowy musi obejmować wszystkie odmiany lub wyjątki od procesu. Aby zrozumieć, jak analizować proces biznesowy, należy wziąć pod uwagę sposób tworzenia procesu biznesowego.
- Rozważ zakres zadania. Na przykład aktualizujesz proces używany do wysyłania faktur do klientów. Zakres zadania odnosi się do tego, jak szeroki jest zakres zadania do wykonania. W tym przypadku załóżmy, że zakres obejmuje wszystkie faktury wysłane do klienta. Ustalasz, że w ciągu miesiąca do klientów wysyłanych jest średnio 200 faktur..
- Określ żądany wynik. Zastanów się, co ten proces próbuje osiągnąć. W takim przypadku chcesz, aby faktury były wysyłane dokładnie do każdego klienta, gdy tylko produkt zostanie wysłany. Fizyczną kopię faktury wyślesz podczas składania zamówienia. Do każdego klienta wyślesz również e-mailem fakturę elektroniczną.
- Wymień podprocesy, które są w procesie. Im bardziej konkretny proces, tym łatwiej go analizować i ulepszać.
- Dokumentuj procesy biznesowe. Możesz udokumentować proces jako listę kroków i rozważyć przedstawienie ich na schemacie blokowym. Procesy często przecinają wiele działów w dużych organizacjach. Na przykład proces tworzenia faktury obejmowałby działy rozliczeń i księgowości.
- Zdefiniuj różne działy lub funkcje podmiotu w procesie wraz ze wszystkimi danymi wejściowymi i wyjściowymi. Na przykład sporządzenie odcinka wypłaty wymaga wkładu z działu produkcji, aby dowiedzieć się, ile i godzin przepracowanych pracowników, z działu HR, aby dowiedzieć się, jakie są stawki i obniżki wynagrodzeń, itp.
- Wymień wszystkie wyjątki od procesu. Prawie wszystkie procedury biznesowe będą miały wyjątki i odmiany. Na przykład możesz mieć możliwość, aby niektórzy klienci otrzymywali duże rabaty. Ten klient zamawia produkty w dużych ilościach. Udzielenie dużego rabatu powoduje, że personel rozliczeniowy odlicza kwotę rabatu obliczoną w programie do fakturowania. Duże rabaty należy wprowadzić ręcznie, aby utworzyć dokładną fakturę.
Krok 2. Udokumentuj proces biznesowy i zastanów się, jaki rodzaj procesu biznesowego utworzyć
Rozdzielenie kilku procesów biznesowych według typu pomoże w analizie procesów biznesowych i doskonaleniu procesów. Jeśli dwa procesy są tego samego typu, aktualizacje procesów mogą być podobne. Poszczególny proces może być procesem operacyjnym, wspierającym lub zarządczym.
- Procesy operacyjne odnoszą się do codziennych zadań związanych z dostarczaniem produktów do klientów. Proces tworzenia faktur dla klientów można włączyć w proces operacyjny. Bardzo ważne jest wysyłanie klientom dokładnych faktur, aby płatności mogły być odbierane tak szybko, jak to możliwe.
- Procesy wsparcia odnoszą się do działań wsparcia operacyjnego Twojej firmy. Przykładem obszaru wsparcia firmy jest Dział Zasobów Ludzkich. Dział ten wspiera kierowników działów w rozmowach kwalifikacyjnych i rekrutacji nowych pracowników. Chociaż dział kadr nie jest bezpośrednio związany z klientami, wspiera dział operacyjny.
- Każda organizacja potrzebuje zarządzania, aby kierować ogólnym kierunkiem biznesowym firmy. Proces planowania i realizacji budżetu to proces zarządzania. Wszystkie firmy powinny mieć formalny proces budżetowania. Proces ten powinien obejmować omówienie przez kierownictwo budżetu firmy z kierownikiem finansowym.
Krok 3. Analizuj procesy biznesowe w celu znalezienia symptomów nieefektywności procesów
Procesy biznesowe składają się z wejść (wejścia) i wyjść (wyjścia). Za nakłady uważa się siłę roboczą, energię, materiały i wyposażenie kapitałowe. Nakłady to aktywa, które służą do generowania przychodów i zysków. Z drugiej strony wyjście jest fizycznym produktem lub usługą. Nakłady wchodzą do procesu i wytwarzają produkty. Będziesz musiał przeprowadzić analizę, aby znaleźć nieefektywności tego procesu.
- Twój proces musi efektywnie wykorzystywać nakłady, aby wytworzyć wyniki. Na przykład zarządzasz oddziałem warsztatu. Twój wkład to praca, sprzęt i części. Twoim wynikiem są usługi naprawy pojazdów dla klientów.
- Długi czas naprawy lub zaległości w pracy świadczy o nieefektywności procesu. Problem może być spowodowany zbyt krótkim harmonogramem napraw niektórych klientów.
- Oznaki nieefektywności procesu widać również, gdy koszt wymiany części znacznie przekracza budżet. W takim przypadku problem może dotyczyć działu zakupów lub części od dostawcy.
- Określ, które procesy wymagają poprawy na podstawie zidentyfikowanych problemów. Musisz nadać priorytet kilku procesom biznesowym. Wybierz proces, który ma największy wpływ na Twój biznes. Na przykład możesz najpierw naprawić środowisko wykonawcze. Długi czas przetwarzania spowoduje, że firma straci klientów. Priorytetowo polepszyć proces.
Część 2 z 2: Analiza procesu biznesowego
Krok 1. Porozmawiaj z kluczowymi osobami o procesach w firmie
Po ustaleniu procesu do usprawnienia omów go z osobami odpowiedzialnymi za jego wdrożenie. Poświęć czas na przeprowadzenie wywiadów z kluczowymi uczestnikami i poproś o ulepszenia, które można wprowadzić.
- Zapytaj o działania personelu i dlaczego.
- Określ dane wejściowe potrzebne do wykonania każdego zadania i skąd je otrzymujesz. Jeśli firma produkuje dżinsy dżinsowe, musisz wiedzieć, kim jest dostawca dżinsów i z jaką częstotliwością surowce są wysyłane do firmy.
- Określ wyniki każdego zadania i kto je otrzyma. Jeśli prowadzisz warsztat, pracownicy warsztatu powinni dokumentować swoją pracę. Personel naprawczy musi przekazać informacje do działu rozliczeń, który następnie generuje fakturę dla klienta.
- Poproś o sugestie, jak zaradzić nieefektywności procesów, które wykryje Twój personel.
Krok 2. Utwórz biznesowy schemat blokowy dla każdego procesu
Schematy blokowe procesów mogą pomóc w opisaniu procesów biznesowych. Możesz użyć dokumentacji z dyskusji na temat procesu, aby utworzyć schemat blokowy. Ten schemat blokowy powinien zawierać wszystkie kroki potrzebne do ukończenia określonego procesu biznesowego.
- Należy zauważyć, że schemat blokowy procesów biznesowych powinien zawierać tylko zdefiniowane procedury, których pracownicy muszą przestrzegać.
- Schematy blokowe można rysować ręcznie lub za pomocą oprogramowania. Do tworzenia schematów blokowych można używać programów Word i arkuszy kalkulacyjnych z funkcjami mapowania. Można również znaleźć specjalistyczne oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych.
- Schematy blokowe to bardzo przydatne narzędzia, dzięki którym wyraźnie widać procesy biznesowe, które stoją przed Tobą. To narzędzie znacznie ułatwi identyfikowanie i korygowanie nieefektywności.
- Po wprowadzeniu zmian w procesie ponownie przejrzyj wyniki i sprawdź, czy proces poprawił się zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. Jeśli nie, powtórz proces analizy i spróbuj zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy. Analiza procesów biznesowych to bieżąca działalność w Twojej firmie.
Krok 3. Przeprowadź burzę mózgów, aby znaleźć ulepszenia procesu
Wiele procesów obejmuje więcej niż jeden dział w Twojej firmie. Sesje grupowe zidentyfikują nieefektywności procesów, które mają wpływ na więcej niż jeden dział. Sesje te mogą również potwierdzać informacje przekazane podczas osobistych rozmów z uczestnikami.
- Podsumuj otrzymane informacje i podziel się nimi z uczestnikami procesu. Obejmuje to uczestników, którzy wcześniej byli i nie byli przesłuchiwani. Poproś o opinie wszystkich. Ta informacja zwrotna zapewni dodatkowe wskazówki dotyczące analizy.
- Informacje otrzymane od uczestników procesu powinny dać Ci jasne wyobrażenie o tym, jak działa proces i na czym polega problem.
- Dyskusja interpersonalna staje się podstawą do wprowadzania zmian w procesie. Zmiany mogą dotyczyć redukcji kosztów, skrócenia czasu cyklu procesu, uproszczenia procesu lub ulepszenia usług świadczonych klientom.
